Obowiązki sprawozdawcze z ustawy o ochronie sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza dla organów publicznych obowiązek składania sprawozdań. Polega on na przygotowaniu zestawienia zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych za ubiegły rok kalendarzowy. Takie sprawozdanie jest następnie przekazywane Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
Organy publiczne, które mają obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, są również zobowiązane do raportowania danych statystycznych. Zadanie to wynika wprost z przepisów z ustawy o ochronie sygnalistów i wymaga bieżącego monitorowania zgłoszeń oraz ich statusu. Wątpliwości może wzbudzać kwestia liczenia zgłoszeń, ponieważ nie każde zgłoszenie będzie spełniało wymogi z ustawy. Czy liczbę zgłoszeń niespełniających wymagań również należy śledzić? Co ze zgłoszeniami, które przekazywane są do właściwego organu? Czy ich liczbę także należy monitorować?
Obowiązek sprawozdawczy – na czym polega?
Sprawozdanie powinno zawierać dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (ustnych lub pisemnych przekazań organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa). Podstawą jego sporządzenia są rejestry zgłoszeń prowadzone przez organy publiczne. Zgodnie z art. 47 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: u. o s.), sprawozdanie uwzględnia przede wszystkim:
- liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych
- liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań
- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.
Przygotowane w ten sposób sprawozdanie roczne jest przekazywane Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Do jego kompetencji należy zebranie sprawozdań od wszystkich organów publicznych, a następnie sporządzenie ogólnokrajowego sprawozdania, które opublikowane zostanie na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich w Biuletynie Informacji Publicznej, a także przekazane Sejmowi, Senatowi i Komisji Europejskiej.
Zakres sprawozdań z ochrony sygnalistów
Sprawozdanie obejmie jedynie dane statystyczne i nie będzie uwzględniać danych osobowych, ani informacji, które mogłyby stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Niestety dokładny zakres i forma sprawozdania nie są jeszcze znane. Zgodnie z art. 47 ust. 5 u. o s. Rada Ministrów po zasięgnięciu opinii RPO określi wzór formularza sprawozdania. Udostępniono projekt rozporządzenia. Aktualnie znajduje się na etapie opiniowania.
Termin składania sprawozdań
Ustawowym terminem na przekazywanie sprawozdań do RPO jest 31 marca. Jednak z uwagi na to, że ustawa obowiązywała bardzo krótko w 2024 roku, RPO wystosował komunikat, w którym zarządził, że sprawozdanie za rok 2024 może zostać sporządzone zbiorczo ze sprawozdaniem za rok 2025. W praktyce oznacza to, że dane statystyczne za dwa lata będą musiały zostać złożone dopiero do 31 marca 2026 r.
Milena Frączek
Dział Zarządzania Produktami
Julia Magulska
Dział Zarządzania Produktami
