Najczęstsze błędy w ewidencji odpisów na ZFŚS w jednostkach budżetowych
Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników zobowiązne są do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Fundusz pozwala jednostkom na realizację działalności socjalnej. Praktyka pokazuje jednak, że ewidencja środków na ZFŚS może przysporzyć wielu problemów - warto pamiętać o kilku ważnych zasadach.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w jednostkach budżetowych
Funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) reguluje ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - dalej: u.f.ś.s. Ustawa ta określa zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS oraz zasady gospodarowania środkami ZFŚS, przeznaczonymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych oraz innych form wychowania przedszkolnego. Jednostki budżetowe dzięki ZFŚS realizują działalność socjalną.
Zgodnie z ww. ustawą pracodawca w ramach działalności socjalnej finansowanej z ZFŚS może świadczyć usługi:
- na rzecz różnych form wypoczynku,
- działalności kulturalno-oświatowej,
- sportowo-rekreacyjnej,
- opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
- udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Opłacanie ze środków z Funduszu stołówek działających przy jednostkach np. szkołach
Niedopuszczalne jest finansowanie ze środków ZFŚS wydatków, które nie spełniają przesłanek określonych w ustawie. ZFŚS jest bowiem funduszem, który ma na celu pomoc rzeczową i materialną najbardziej potrzebującym pracownikom. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Dlatego nie można przenosić należności zgromadzonych na Funduszu na rzecz zaspokajania innych wydatków bieżących jednostek np. opłacanie ze środków z Funduszu stołówek działających przy jednostkach np. szkołach, wypłacanie premii, finansowanie szkoleń, kursów i studiów, przyznawanie świadczeń pracownikom w równej kwocie lub uzależnienie świadczeń od niedozwolonych czynników, takich jak staż pracy, czy absencja.
Błędy w ewidencji księgowej corocznego odpisu na ZFŚS
Nieprawidłowości w zakresie corocznego odpisu na ZFŚS najczęściej wiążą się z nieprawidłowym naliczaniem lub nieterminowym przekazaniem odpisów na ZFŚS. Zdarzają się także przypadki, w których jednostki w ogóle nie przekazują odpisów na Fundusz.
Równowartość dokonanych odpisów na ZFŚS winna być przekazywana na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września, z tym, że w terminie do 31 maja przekazać należy kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów (stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 u.f.ś.s.).
Warto zauważyć, że jednostki prowadzące działalność oświatową obowiązują przy ustalaniu opisu inne uregulowania. Przepisy Karty Nauczyciela - dalej: k.n. regulują bowiem szczególny tryb naliczania odpisu. I tak, stosownie do art. 53 ust. 1 k.n., dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku. Na mocy art. 53 ust. 1a z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.
Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 851
Zgodnie z dyspozycją załącznika nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej do konta 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa.
Co istotne - po stronie Wn tego konta księguje się wykorzystanie funduszu, głównie wszelkie koszty i inne bezzwrotne wydatki z tego funduszu. Natomiast na stronie Ma konta 851 ewidencjonuje się wszelkie źródła tworzenia i zwiększania tego funduszu (przychody ZFŚS).
Konto to może posiadać tylko saldo Ma, które wskazuje na niewykorzystany fundusz na świadczenia socjalne będący w dyspozycji jednostki.
Błędy w związku ze zmianą wysokości odpisu na ZFŚS
Jak naliczyć odpis na ZFŚS w szkole dla pracowników obsługi i nauczycieli w związku ze zmianą wysokości odpisu i kiedy skorygować odpis i zwiększyć plan finansowy - na tym gruncie również często dochodzi do popełnienia błędów. Okazuje się bowiem, że odpis na ZFŚS tej grupy zawodowej oblicza się według odmiennych zasad.
Karta Nauczyciela określa zasady dokonywania odpisów na ZFŚS dla obecnych oraz byłych nauczycieli (emerytów i rencistów). Natomiast dla pracowników szkoły niebędących nauczycielami, zasady dokonywania odpisów określa ustawa o ZFŚS.
Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, jest ustalany w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej liczby nauczycieli w przeliczeniu na pełny wymiar zajęć i 110% kwoty bazowej stanowiącej podstawę wyliczania średnich wynagrodzeń nauczycieli w dniu 1 stycznia danego roku.
A zatem, żeby obliczyć cały odpis na 2025 r. połowę (6/12) kwoty odpisu rocznego obowiązującego za I półrocze 2024 r. dodać do połowy odpisu rocznego obowiązującego w II półroczu 2024 r. Od tak obliczonego odpisu należy odjąć kwotę już przekazaną na rachunek ZFŚS, a pozostała kwotę przekazać do 30 września 2025 r. - jak precyzuje ekspertka p. Ewa Ostapowicz.
W przypadku pracowników szkoły niebędących nauczycielami do naliczania odpisu na ZFŚS stosuje się taka samą metodę jak dla nauczycieli, przy czym, zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 u.z.f.ś.s. Trzeba także wziąć pod uwagę wyższy odpis na pracowników pracujących w szczególnych warunkach, młodocianych oraz zwiększenia fakultatywne.
Nieprawidłowości w zakresie ewidencji pożyczki udzielonej ze środków ZFŚS
Jednostki, w których funkcjonuje Fundusz są zobowiązane do określenia w wewnętrznym regulaminie udzielania pomocy ze środków ZFŚS, formy pomocy i kryteriów ubiegania się o nią. Jedną z dopuszczalnych form pomocy jest pożyczka na cele mieszkaniowe. Tym samym, pracodawca może udzielać pracownikom mającym ciężką sytuację mieszkalną, pożyczki przeznaczonej na cele mieszkaniowe. W tej materii również występują nieprawidłowości, zwłaszcza z zapisach ewidencyjnych takich zdarzeń gospodarczych.
Udzielenie i spłata pożyczek zaciągniętych ze środków ZFŚS powinna być ewidencjonowana przez jednostki, jako rozrachunki z pracownikami. W tym celu rozrachunki z tytułu pożyczki ze środków Funduszu powinny być ewidencjonowane na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Konto 234 służy bowiem do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, w szczególności z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, odpłatności za świadczenia dokonane na rzecz pracowników, udzielonych pożyczek z ZFŚS oraz należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.
Poznaj więcej nieprawidłowości ujawnionych w kontrolach RIO: Nieprawidłowości w ewidencji księgowej kosztów związanych z ZFŚS |
