Certyfikat rezydencji podatkowej - czym jest i do czego służy
Polskie podmioty wypłacające należności na rzecz podmiotów zagranicznych w określonych sytuacjach są obowiązane jako płatnicy do poboru podatku u źródła. Zastosowanie niższej stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem posiadania certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta.
Czym jest certyfikat rezydencji?
Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem wydanym przez organ podatkowy obcego państwa potwierdzającym, że dany podmiot posiada miejsce zamieszkania/siedzibę dla celów podatkowych, tzn. podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, w tym państwie. Zgodnie z definicjami zawartymi w przepisach krajowych certyfikat rezydencji oznacza zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.
Posiadanie certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta jest jednym z warunków umożliwiających płatnikom na niepobieranie podatku u źródła lub pobieranie go według preferencyjnej stawki wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Treść certyfikatu rezydencji
Przepisy nie określają wzoru ani specjalnych wymogów formalnych, które musi spełniać certyfikat rezydencji. Wskazują jedynie, że certyfikat rezydencji powinien być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa siedziby zagranicznego podatnika oraz wskazywać miejsce siedziby (zamieszkania) podatnika do celów opodatkowania podatkiem dochodowym (rezydencja podatkowa). Nie istnieje też żaden międzynarodowy wzór certyfikatu rezydencji, a polski płatnik nie ma wpływu na treść otrzymanego certyfikatu. Dokument ten nie musi być nawet zatytułowany "certyfikat rezydencji". Należy jednak zwrócić uwagę, czy zawiera on:
- dane zagranicznego organu podatkowego (wystawca certyfikatu);
- nazwę i adres zagranicznego kontrahenta;
- określenie miejsca rezydencji podatkowej kontrahenta dla celów podatku dochodowego albo potwierdzenie, że kontrahent podlega od całości dochodów obowiązkowi podatkowemu w tym kraju;
- datę wydania lub okres, za który potwierdzana jest rezydencja podatkowa.
Ważność certyfikatu rezydencji
Zgodnie z celem tego dokumentu certyfikat rezydencji powinien potwierdzać rezydencję podatkową na moment uzyskania przez nierezydenta przychodu skutkującego poborem podatku u źródła. Polski płatnik nie musi zatem posiadać fizycznie certyfikatu rezydencji w momencie dokonania wypłaty. Dokument może być pozyskany dopiero po wypłacie, o ile potwierdza rezydencję podatkową zagranicznego kontrahenta na moment wypłaty. W praktyce polski płatnik powinien dysponować certyfikatem rezydencji, gdy jego przedstawienia zażąda organ podatkowy.
Certyfikat rezydencji wydawany jest na dany okres np. 01.01.2024-31.12.2024, ale może być również wydany bez wskazania okresu ważności. W takiej sytuacji, jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania.
Jeżeli w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych ulegnie zmianie, podatnik jest zobowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji, w przeciwnym bowiem wypadku odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej ponosi podatnik.
Oryginał czy kopia certyfikatu rezydencji
Od 1 stycznia 2022 r. miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Możliwość ta dotyczy wszystkich rodzajów transakcji, niezależnie od kwoty wypłacanych należności.
Tomasz Kręski
Product Manager
Księgowość i Podatki