3 kroki do dobrej inwentaryzacji w jednostkach publicznych
Każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych musi przeprowadzić okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych. Aktywa i pasywa jednostki powinny podlegać weryfikacji i kontroli. W tym celu przeprowadzana jest właśnie inwentaryzacja. Praktyka wskazuje, że złożona procedura inwentaryzacyjna przysparza wiele niejasności. Jakie są najbardziej newralgiczne obszary, na które należy zwrócić uwagę by uniknąć błędów przy inwentaryzacji - odpowiedź można znaleźć m.in. w uchwałach RIO.
Wymogi formalne dotyczące inwentaryzacji
Podstawą prawną która zobowiązuje jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów jest art. 26 ustawy o rachunkowości. Przepisy ustawy określają zasady (metody, zakres, terminy i częstotliwość) inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jednostki, a także tryb postępowania jednostki w związku z przeprowadzoną inwentaryzacją (art. 27 u.o.r.). Formalnie za przeprowadzenie całego procesu inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 u.o.r.), o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Wszelkie nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji w jednostkach sektora finansów publicznych skutkują odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Czynem naruszenia dyscypliny finansów publicznych określonym w art. 18 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest np. „zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości”.
Krok 1 - dobre przygotowanie to klucz do powodzenia całego procesu
Proces przygotowania do inwentaryzacji, jest nie mniej ważny niż sam jej przebieg, a jednostki w muszą odpowiednio się tego przygotować.
Praktyka wskazuje, że niektóre jednostki sektora finansów publicznych popełniają bardzo poważne uchybienia polegające na nieustaleniu zasad, które normowałyby przygotowanie, przebieg czy rozliczenie inwentaryzacji. Częstym błędem jest nieustalenie zasad, zbyt ogólne uregulowanie procedury inwentaryzacyjnej. Osoby przeprowadzające inwentaryzację nie wiedzą, zatem w jaki sposób powinny postąpić na danym etapie inwentaryzacji, co może doprowadzić do nieprawidłowości również w innych obszarach. Łatwo można narazić się na naruszenie art. 10 u.o.r. zgodnie, z którym każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, a także metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
Warto więc uważać na tym etapie n a m.in.
- nieustalenie zasad, zbyt ogólnikowe zasady,
- brak zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji i niepodjęcie inwentaryzacji,
- nieprzygotowanie planu inwentaryzacji,
- nieustalenie w zarządzeniu harmonogramu inwentaryzacji oraz metod jej przeprowadzenia.
Krok 2 - unikanie błędów na etapie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych
Etap dotyczący przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych jest realizowany głównie przez zespoły spisowe i stanowi samo sedno prac dających efekt. Na tym etapie najczęściej występujące błędy to:
- przeprowadzenie inwentaryzacji w błędnych terminach,
- przekroczenie terminu wskazanego w harmonogramie inwentaryzacji,
- zastosowanie błędnej metody inwentaryzacji,
- nieinwentaryzowanie aktywów obcych i niedopełnienie obowiązku poinformowania o wynikach spisu.
Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust. 3 u.o.r. Warto zauważyć, że prace inwentaryzacyjne w większości jednostek (dla których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym) rozpoczynają się już od 1 października i mogą trwać do dnia 15 stycznia następnego roku. Przy czym, termin spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił on uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca.
Trzeba także pamiętać by unikać:
- przeprowadzania spisu z natury pod nieobecność osoby odpowiedzialnej,
- błędów w arkuszach spisowych oraz dokonywanie poprawek na arkuszach spisowych w sposób nieczytelny,
- przeprowadzania spisu z natury przy użyciu wydruków z ewidencji ilościowo-wartościowej.
Krok 3 - właściwe rozliczanie inwentaryzacji
Końcowym i bardzo istotnym etapem prac związanych z inwentaryzacją jest ustalenie i wyjaśnienie różnić inwentaryzacyjnych oraz rozliczenie ich w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, do czego zobowiązuje jednostki art. 27 u.o.r. Tutaj także warto zachować czujności i uniknąć błędów.
Mogą one dotyczyć kwestii związanych zarówno z udokumentowaniem, jak i rozliczeniem wyników inwentaryzacji. Zgodnie z art. 27 ust. 1 u.o.r. przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Warto zauważyć, że typowymi dokumentami inwentaryzacyjnymi są arkusze oraz karty spisu z natury zaliczane do druków ścisłego zarachowania i oznakowane w sposób umożliwiający rozliczenie z pobranych egzemplarzy, a także zbiorcze arkusze spisów z natury, potwierdzenia sald, wyciągi bankowe, monity itp. Najczęstsze nieprawidłowości spowodowane są nieprzestrzeganiem przez jednostki sektora finansów publicznych regulacji wewnętrznych dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji, należą do nich także:
- brak pełnego udokumentowania inwentaryzacji, czy stosowanie innych wzorów druków, niż zostały przewidziane w instrukcji,
- błędy w arkuszach spisowych,
- niezwracanie przez zespoły spisowe niewykorzystanych arkuszy spisowych,
- brak udokumentowanej weryfikacji dokumentacji inwentaryzacyjnej przez komisję inwentaryzacyjną,
- brak adnotacji głównego księgowego na protokołach weryfikacji i brak adnotacji kierownika jednostki,
- brak wykazania różnic inwentaryzacyjnych.
Ewelina Majewska
Product Manager
Księgowość i Podatki w Administracji