Dostęp do danych osobowych – uprawnienie pracownika, obowiązek pracodawcy
Prawo do dostępu do swoich danych osobowych to fundamentalne prawo wynikające z RODO. Obowiązuje ono także w stosunkach pracy. Uprawnienie pracownika do dostępu do przetwarzanych o nim informacji a z drugiej strony obowiązek pracodawcy do umożliwienia takiego dostępu rodzi wiele wątpliwości w praktyce. Z LEX Ochrona Danych Osobowych dowiesz się, jak radzić sobie w takich sytuacjach.
Czym jest prawo do dostępu do danych?
Artykuł 15 RODO definiuje pojęcie dostępu do danych. Zgodnie z tym przepisem, osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, i jeżeli są, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Osoba taka jest także uprawniona do uzyskania informacji o:
- celach przetwarzania;
- kategoriach odnośnych danych osobowych;
- odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;
- planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, o kryteriach ustalania tego okresu;
- prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
- prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
- źródle danych - jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą;
- zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.
Jak udostępniać dane?
Zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO, administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. RODO rozróżnia prawo do dostępu do danych i wydawanie kopii danych. W praktyce pojawia się pytanie, kto dokonuje wyboru formy udostępnienia danych? A także, czy realizacja tylko jednej z powyższych form zaspokoja żądanie pracownika?
Gdy pracodawca przetwarza duże ilości danych
Pracodawcy, jako administratorzy danych, przetwarzają nierzadko ogromne ilości danych dotyczących pracownika. Będą to nie tylko podstawowe dane osobowe pozyskane podczas rekrutacji i w czasie trwania stosunku pracy, ale także takie dane jak: monitoring czasu pracy, dane kontaktowe na stronach www, wizerunek pracownika (opublikowane zdjęcia), papierowe ewidencje, itp. Oczywistym jest, że udostępnienie tych wszystkich danych może się okazać dla pracodawcy problematyczne. RODO zezwala administratorom, którzy przetwarzają duże ilości danych o osobie, aby żądali od niej sprecyzowania, jakich informacji lub czynności dotyczy jej żądanie. Warto korzystać z tego uprawnienia, może ono zaoszczędzić czas i pieniądze administratora danych. Co istotne, powyższy mechanizm uszczegóławiania zakresu danych dotyczy momentu, gdy już te dane zostały zidentyfikowane, czyli przypisane do osoby żądającej dostępu do danych, i w następstwie tego wyodrębnienia okazało się, że ich ilość jest duża.
Przeczytaj najnowszy komentarz praktyczny w LEX Ochrona Danych Osobowych autorstwa radcy prawnego Mirosława Gumularza pt. „Prawo dostępu do danych i ochrona źródła informacji w stosunkach pracy” i dowiedz się:
- co składa się na prawo dostępu do danych;
- czym właściwie jest prawo do uzyskania kopii danych;
- jakie kategorie danych można udostępniać;
- kiedy pracodawca może odmówić pracownikowi dostępu do jego danych;
- kiedy pracodawca może usunąć dane pracownika;
- kiedy pracodawca może zażądać opłaty od pracownika/byłego pracownika za udostępnienie danych;
- jak prawidłowo przekazywać dane i jak weryfikować tożsamość wnioskującego;
- jakie dobre praktyki możesz zastosować w swojej organizacji by usprawnić proces udostępniania danych?
Zainteresował Cię ten tekst, a nie masz dostępu do LEX Ochrona Danych Osobowych? Sprawdź naszą ofertę >>
Zobacz także
Czy wyznaczyłeś już zastępcę inspektora ochrony danych?
Polecam,
Alicja Plichta
redaktor naczelna działu Biznes
product manager Ochrona Danych Osobowych