Księgowanie faktur na przełomie roku budżetowego w jednostkach publicznych

Na przełomie roku, księgowi sektora finansów publicznych mają w pracy zawodowej gorący okres, związany głównie zamknięciem ksiąg rachunkowych. Nie trudno o różnego rodzaju błędy, czy pojawiające się wątpliwości, co do sposobu ujmowania niektórych kosztów. Księgowi zastanawiają się, czy faktury, które zostały wystawione jako prognozy, powinny być księgowane, czy należy dzielić kwoty kosztów i jak prawidłowo pokazywać sytuacje dotyczące zużycia zasobów, jeśli nie otrzymano faktur.

Podstawy prawne dla prawidłowego przebiegu procesu zamykania ksiąg rachunkowych

Proces zamykania ksiąg rachunkowych, zarówno podmiotach prywatnych, jak i w jednostkach publicznych, pod koniec roku obrotowego niejednokrotnie przebiega pod presją upływającego szybko czasu. Łatwo o pomyłki i niedopatrzenia, szczególnie w kwestii księgowania faktur pochodzących z przełomu roku.  Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Przed zamknięciem ksiąg powinno jednak nastąpić kompletne ujęcie w nich wszystkich dowodów księgowych potwierdzających istnienie zdarzeń gospodarczych i dokonanie operacji gospodarczych, które dotyczą zamykanego roku obrotowego. Wymaga tego art. 20 ust. 1 u.o.r., według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 6 ust. 1 mówiący o zasadzie memoriału, w myśl której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Wypełnienie wymienionych przepisów zapewnia kompletność zamkniętych ksiąg rachunkowych oraz kompletność rocznego sprawozdania finansowego.

Skąd problemy z księgowaniami kosztów z przełomu roku

W ślad za art. 20 ust .1 u.o.r. w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie zdarzenia, które dotyczyły danego okresu sprawozdawczego. Należy zatem zaewidencjonować wszystkie koszty niezależnie od tego czy za nie zapłacono, czy nie. Częstą praktyką z jaką mierzą się jednostki na  przełomie okresów sprawozdawczych jest to, że ponosząc koszty dotyczące np. prenumerat, kosztów energii elektrycznej, czy innych mediów, a także różnego rodzaju abonamentów, ubezpieczeń, muszą  na bieżąco regulować należności z tytułu wystawionych za nie faktur. Często zdarzają się sytuację, w których dokumenty wpływają do jednostki z opóźnieniem. Należy zastanowić się w jaki sposób zaewidencjonować takie koszty w księgach rachunkowych, by nie popełnić błędów.

Co wziąć pod uwagę przy księgowaniu kosztów przyszłego okresu

Ważnym elementem ujmowania w księgach rachunkowych kosztów powstających na przełomie roku jest zwrócenie uwagi na zapewnienie współmierności przychodów i kosztów, a więc księgowanie kosztów przyszłych okresów oraz kosztów przypadających na dany okres, które nie zostały jeszcze poniesione.

Trzeba pamiętać, by w  księgach rachunkowych ująć takie koszty jak:

• wystawione faktury w kolejnym roku obrotowym, dotyczących usług lub dostaw wykonanych w kończącym się okresie sprawozdawczym,
• odsetki od kredytów, które na dzień bilansowy nie zostały zapłacone, a które zostaną pobrane przez bank w kolejnym okresie,
• koszty wynagrodzeń dotyczące okresu sprawozdawczego, które zostaną wypłacone w kolejnym roku obrotowym,
• utworzenie rezerwy na przyszłe potencjalne koszty, np. koszty reklamacji, rezerwa na niewykorzystany urlop, koszty sądowe,
• koszty poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym, które dotyczą przyszłych okresów, np. koszty ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych, prenumeraty czasopism, opłaty za czynsze, najem.

Księgowanie faktur VAT na przełomie roku

Przy ewidencji księgowej faktur dotyczących podatku VAT, przede wszystkim, należy dokładnie sprawdzić zapisy obowiązujące w polityce rachunkowości jednostki, ponieważ to od nich w dużej mierze, będzie uzależniony sposób ujęcia faktur w księgach rachunkowych. Prawidłowo skonstruowane zarządzenie powinno realizować zapisy ustawy o rachunkowości dotyczące zasady memoriału. Oznacza to, że jednostka budżetowa powinna uwzględnić w swoim zarządzeniu zasadę, która wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów, jak i obciążających ją kosztów, związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Co ważne, kierując się tą nadrzędną zasadą, jednostka powinna w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego okresu, wynikające z wystawionych i otrzymanych w styczniu faktur. Ponadto, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w przeksięgowaniach rocznych jednostek budżetowych

Przeksięgowania roczne oznaczają szereg operacji występujących na przełomie roku polegających na przeniesieniu całości lub części salda, pozycji, operacji gospodarczej z jednego konta na drugie. Operacje, te poprzedzają ustalenie wyniku finansowego jednostki oraz zamknięcie ksiąg rachunkowych danego roku obrotowego. Z uwagi na fakt, iż ustalenie wyniku finansowego jest procesem złożonym - jest także obarczone dużym ryzykiem popełnienia nieprawidłowości. Warto zwrócić uwagę, że znaczna część nieprawidłowości występuje nie tylko na etapie ewidencji księgowej, ale już w momencie ustalania zasad (polityki) rachunkowości danej jednostki. Błędy popełniane na tym etapie wpływają negatywnie na całokształt operacji związanych z ewidencją księgową, w tym również mają wpływ na przeksięgowania roczne. Do najczęściej występujących nieprawidłowości,  na które zwracają m. in. RIO oraz NIK podczas swoich kontroli, należą:

• błędna ewidencja księgowa faktur otrzymanych po dniu bilansowym,
• nieujęcie w ewidencji księgowej na dzień 31.12.2023 r. dowodów księgowych wystawionych w styczniu 2024 r. a dotyczących zdarzeń gospodarczych z grudnia 2023 r.
• salda kont nie odzwierciedlają na dzień 31.12.2023 r. faktycznych należności i zobowiązań jednostki,
• jednostka nie dokonała zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzez wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych,
• brak zapisów na koncie 860 Wynik finansowy,
• na koniec roku obrotowego nieobliczenie i nieujęcie na koncie 820 Rozliczenie wyniku finansowego nadwyżki środków obrotowych, które powinny podlegać wpłacie do budżetu gminy.

To tylko niektóre błędy jakie mogą zaważyć, na prawidłowym przebiegu procesu zamykania ksiąg rachunkowych. Warto zwrócić na nie uwagę, by nie narazić się na nieprzyjemne konsekwencje przy postępowaniu kontrolnym organów takich jak RIO czy NIK.

Tagi:
• LEX Księgowość