Należności sporne w księgach budżetu jednostki
Wystąpienie należności niespłaconych w terminie, wymusza na jednostce podjęcie stosownych działań w celu wyegzekwowania należnych kwot. Często zdarzają się sytuacje, kiedy brakuje możliwości uzyskania zapłaty na drodze polubownej, dlatego jedyną drogą do odzyskania należności staje się droga sądowa. Z samą ewidencją i sprawozdawczością tego typu zdarzeń gospodarczych również księgowi mogą mieć nie lada problem.
Ewidencja księgowa należności spornych - gdzie leży problem
Należności dochodzone na drodze sądowej to najczęściej takie, które dotyczą należności z tytułu dostaw i usług, należności budżetowych, jak również powstałych z innych tytułów, niespłaconych przez dłużników np.:
- dłużników postawionych w stan upadłości,
- pracowników i innych osób fizycznych i prawnych, z tytułu niedoborów i szkód powstałych w rzeczowych i pieniężnych składnikach majątku jednostki i składnikach obcych będących pod ich pieczą,
- wszelkich innych należności dochodzonych w sądzie, w drodze powództwa cywilnego od kontrahentów zakładu.
Do ewidencji wszelkich należności i zobowiązań, od momentu ich powstania, aż do całkowitego rozliczenia, tj. spłacenia, oddalenia w wyniku postępowania wyjaśniającego lub spornego, umorzenia lub przedawnienia służą konta zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia. To o czym należy pamiętać, to brak wyodrębnionego konta do ewidencji należności spornych w jednostkach sektora finansów publicznych. Roszczenia sporne w jednostkach sfery budżetowej, ujmowane są na wyodrębnionym koncie analitycznym prowadzonym do konta 240 Pozostałe rozrachunki.
Jak precyzuje eksperta w tematach finasnowo-księgowych jednostek sektora finansów publicznych p. Dorota Skrzypska - konto to obciąża się kwotami dochodzonych roszczeń w wysokości określonej w pozwie skierowanym do sądu lub we wniosku zgłoszonym do masy upadłości, to jest kwotą główną roszczenia i naliczonych odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty. Uznaje się je natomiast pod datą uprawomocnienia się wyroku sądowego (decyzji syndyka masy upadłości) kwotami roszczeń:
- zasądzonych na rzecz jednostki sfery budżetowej,
- oddalonych przez sąd jako nieuzasadnionych,
- uznanych przez syndyka masy upadłości za mające pokrycie,
- uznanych przez syndyka masy upadłości za nieściągalne.
A ponieważ zawsze w takich przypadkach trzeba się liczyć z ryzykiem niespłacalności należności, to zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. jednostka powinna dokonać odpisów aktualizujących wartość należności.
Ponadto, odzyskanie skierowanych do sądu wierzytelności wymaga poniesienia dodatkowych kosztów, takich jak opłat sądowych, adwokackich, kosztów rzeczoznawców. Obciążają one pod datą skierowania pozwu do sądu pozostałe koszty operacyjne.
- Ewidencja księgowa przebiega następująco (wg. oprac. D. Skrzypska):
Wn konto 761 Pozostałe koszty operacyjne
Ma konto 130 Rachunek bieżący jednostki lub 131 Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych
Oznacza to, że na koncie 240-1 Pozostałe rozrachunki (analityka: należności dochodzone na drodze sądowe) nie ewidencjonuje się kosztów postępowania sądowego.
Ponieważ do czasu zakończenia sprawy sądowej poniesione koszty procesu nie stanowią należności od dłużnika, zatem nie są one księgowane na konto rozrachunkowe, a co się z tym wiąże nie stanowią podstawy do dokonania odpisów aktualizujących.
Warto nadmienić, że wszelkie poniesione koszty związane z dochodzeniem należności na drodze sądowej, np., koszty sądowe, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, iż zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Natomiast zasądzone przez sąd koszty postępowania sądowego i odsetki za zwłokę po ich uiszczeniu zaliczane są do:
- pozostałych przychodów operacyjnych – koszty postępowania sądowego, koszty zastępstwa procesowego,
- przychodów finansowych – odsetki za zwłokę.
Pod datą skierowania sprawy do sądu, dochodzone w sądzie należności przenosi się z odpowiedniego konta rozrachunków, np. konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na konto analityczne prowadzone do konta 240.
Ewelina Majewska
Product Manager
Księgowość i Podatki w Administracji