Księgowanie środków trwałych w jednostkach budżetowych - 3 przykłady z praktyki
Ewidencja środków trwałych w jednostkach sfery publicznej bywa nie raz dużym wyzwaniem, zwłaszcza, wtedy, kiedy księgowi mają do czynienia ze specyficznymi sytuacjami a przepisy w danym względzie nie są jednoznaczne i trzeba się zdać na własne doświadczenia i wymianę poglądów.
Jak prawidłowo spisać z ewidencji ilościowej zużyte składniki majątku
Przykład 1
Jednostka budżetowa w polityce rachunkowości posiada zapis, że zakup poniżej 2.000 zł wpisywany jest do ewidencji ilościowej. Jak prawidłowo spisać z ewidencji ilościowej stare składki majątku i inne zakupy? Jak prawidłowo przyjąć majątek zakwalifikowany w jednostce nadrzędnej jako pozostały środek trwały?
Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych czy tzw. wyposażenia nie zaliczanego do pozostałych środków trwałych - powinien zostać określony w polityce rachunkowości, do opracowania i aktualizowania, której zobowiązany jest kierownik jednostki postanowieniami art. 10 ust. 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości.
Środki trwałe o wartości nieprzekraczającej kwoty ustalonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (obecnie 10.000 zł), ewidencjonuje się na koncie Pozostałych środków trwałych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 10.000 zł muszą być ewidencjonowane na tym koncie. Aby tak się stało, należy w polityce rachunkowości jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości) określić zakres pozostałych środków trwałych wyłączonych z tej ewidencji. Kryterium przyjętym do takiego wyłączenia może być właśnie wartość takich składników tj. tak jak wskazano w przykładzie, że zakup składników poniżej 2.000 zł skutkuje ich ujęciem w ewidencji ilościowej. Oprócz kryterium wartościowego, może też być zastosowane kryterium rzeczowe, określające rodzaj pozostałych środków trwałych- na co zwraca uwagę ekspertka p. Elżbieta Gaździk.
W przypadku stwierdzenia, że określone składniki ujęte w ewidencji ilościowej uległy zużyciu i nie nadają się do dalszego użytkowania, komisja czy osoby powołane do takiej oceny, winny wystąpić z wnioskiem do kierownika jednostki o ich likwidację. Zgoda kierownika jednostki na likwidację, stanowi podstawę do ich fizycznego zniszczenia np. poprzez utylizację czy przekazanie do punktu wywozu odpadów. Dokument potwierdzający powyższe wraz z wystawieniem dowodu LT będzie stanowił podstawę do spisania z ewidencji ilościowej składników, które uległy likwidacji
Jednostka budżetowa nieodpłatnie otrzymany składnik majątkowy od jednostki nadrzędnej powinna ująć w swojej ewidencji według zasad obowiązujących w tej jednostce, w tym zakresie, tj. określonych w polityce rachunkowości jednostki.
Jeżeli więc pozostały środek trwały otrzymany od jednostki nadrzędnej, spełnia warunki do uznania go jednostce budżetowej za pozostały środek trwały (np. wartość początkowa powyżej 2.000 zł) - przyjęcie jego do ewidencji księgowej w myśl zasad określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - winno nastąpić zapisem:
- Wn konto 013 Pozostałe środki trwałe (według wartości wynikającej z decyzji o przekazaniu pozostałego środka trwałego),
- Ma konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych.
Natomiast, jeżeli nie spełnia warunków do uznania go za pozostały środek trwały (np. o wartości poniżej 2.000 zł), to należy przyjąć go do ewidencji ilościowej.
Jak jednostka powinna zaksięgować otrzymany w darowiźnie środek trwały
Przykład 2
Jednostka budżetowa otrzymała od firmy zewnętrznej środek trwały (wartość brutto: 12.000,00 zł) i do tego pakiet dodatkowych akcesoriów o łącznej wartości 14.000,00 zł. Dołączony jest protokół przekazania towaru 28.11.2024 r. oraz faktura z danymi nabywca/odbiorca firma zewnętrzna tylko adres dostawy jednostka budżetowa.
Jak prawidłowo należy zaksięgować dokument PT - podpowiada ekspertka p. Justyna Kisielewska - Naczelnik Wydziału Finansowego w Urzędzie Miasta Sopot.
Ewidencja księgowa otrzymanego środka trwałego oraz dołączonych akcesoriów powinna przebiegać według schematu:
- przyjęcie środka trwałego na stan na podstawie dokumentu OT:
Wn konto 011 Środki trwałe,
Ma konto 800 Fundusz jednostki - na kwotę 14.000,00 zł
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ewidencja księgowa otrzymanego środka trwałego wraz z akcesoriami, które nie mogą być osobny środkiem trwałym ponieważ nie są zdatne do użytku samodzielnie, powinna się opierać o zapis Ma konto 800 Fundusz jednostki - na kwotę 14.000,00 zł.
Ewidencja księgowa nieodpłatnie przekazanego do sprzedaży środka trwałego
Przykład 3
Jednostka otrzymała nieodpłatnie samochód służbowy, z uwagi na okres eksploatacji, podjęto decyzję o sprzedaży auta zgodnie z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z 21.10.2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa.
Ewidencja księgowa takiego zdarzenia gospodarczego w księgach jednostki jest dość prosta, ale trzeba pamiętać o tym, że w takiej sytuacji, że otrzymany samochód nieodpłatnie znajduje się już zapewne w ewidencji danej jednostki i jest w całości umorzony - zwraca uwagę ekspertka p. Krystyna Gąsiorek, wieloletni praktyk i szkoleniowiec z dziedziny rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości i proponuje następujące księgowanie:
Sprzedaż auta należy zaewidencjonować:
Wn konta 240 Pozostałe rozrachunki,
Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne,
Wn 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
Ma 011 Środki trwałe.
A właściwym paragrafem klasyfikacji dla tego typu operacji będzie paragraf 087 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych.
Ewelina Majewska
Product Manager
Księgowość i Podatki w Administracji