Ewidencjonowanie sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej

Każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych podlega rejestracji na kasie rejestrującej. Ustawodawca przewidział jednak w tym zakresie szereg zwolnień. Jakie zwolnienia obowiązują podatników i jakie ciążą na nich obowiązki związane ze stosowaniem kas fiskalnych?

Kto musi prowadzić ewidencję

Ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących muszą prowadzić podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zasady ewidencjonowania obrotu za pomocą kas fiskalnych określają przepisy art. 111 u.p.t.u. oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.).

W przypadku natomiast tzw. wirtualnych kas rejestrujących zasady te określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26.05.2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz. 957 ze zm.).

Obowiązki podatnika prowadzącego ewidencję 

Do najważniejszych obowiązków należą:

1. wystawienie i wydanie nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: 

   a) w postaci papierowej lub

   b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;

2.  dokonywanie niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
3.  udostępnianie kas rejestrujących do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
4. poddawanie kas rejestrujących w terminach określonych przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
5.  przechowywanie kopii dokumentów kasowych przez wymagany okres, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości;
6.  stosowanie kas rejestrujących wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
7. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji o przebiegu eksploatacji kas rejestrujących;
8.  poddawanie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas rejestrujących, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
9. zapewnianie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
10. zakończenie używania kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kas.

Dodatkowe obowiązki podatników prowadzących ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.).

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy

W roku rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnik jest zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej uzyskanej:

1.  z tytułu czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 2442 ze zm.);
2.   jeśli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynność i w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;
3.  jeśli przewidywany przez podatnika udział procentowy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będzie wyższy niż 80%:

 a) za okres pierwszych 6 miesięcy wykonywania tych czynności, lub

 b) za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż 6 miesięcy.

Kiedy nie można skorzystać ze zwolnienia 

Przypadki, w których nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania przy pomocy kasy fiskalnej, wymienia § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 22.12.2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 2442 ze zm.).

W sytuacji gdy podatnik nie może zastosować zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, musi on przed dokonaniem pierwszej transakcji zainstalować kasę rejestrującą.

Wszelkie kwestie związane z prowadzeniem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących omawiamy w procedurach podatkowych:

• Czynności podlegające obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas online
• Obowiązek ewidencji obrotu za pomocą kas rejestrujących a świadczenie usług na terenie Niemiec
• Obowiązek ewidencji obrotu za pomocą kas rejestrujących usług najmu 
• Obowiązek ewidencji obrotu za pomocą kas rejestrujących usług w zakresie pomocy społecznej
• Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej
• Sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej
• Sprzedaż uwzględniana przy ustalaniu prawa do zwolnień podmiotowych z obowiązku ewidencjonowania
• Ulga na zakup kas rejestrujących – korzystanie przez czynnych podatników VAT
• Ulga na zakup kas rejestrujących – korzystanie przez zwolnionych podatników VAT 
• Usługi związane z wyżywieniem jako usługi podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania 
• Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących dostaw towarów w systemie wysyłkowym
• Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących ze względu na udział sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania w 2023 r. 
• Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu w 2023 r. 

oraz w komentarzach praktycznych:

• Kasy rejestrujące – zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania
• Zasady ewidencjonowania obrotu przy wykorzystaniu kas rejestrujących 

Tagi:
• LEX Księgowość