Funkcjonowanie spółek kapitałowych w dobie epidemii koronawirusa
Ogłoszony w związku z koronawirusem stan epidemii odciska swoje piętno również na działalności spółek kapitałowych. Kolegialne organy spółek kapitałowych muszą działać, muszą podejmować decyzje, by prawidłowo działać mogły same spółki. Ograniczenia w przemieszczaniu się wymusiły na członkach tych organów funkcjonowanie w trybie pracy zdalnej. Jak łatwo się domyślić, obowiązujące przed pojawieniem się koronawirusa przepisy nie były w pełni "przygotowane" do takiej sytuacji.
Jak wskazuje Michał Koralewski w komentarzu praktycznym: Funkcjonowanie kolegialnych organów spółek kapitałowych w dobie epidemii koronawirusa, aby przeciwdziałać paraliżowi decyzyjnemu w spółkach kapitałowych, ustawodawca wprowadził zmiany do Kodeksu spółek handlowych, które mają ułatwić zdalną pracę ich organów. Zrobił to w ramach tzw. tarczy antykryzysowej, czyli ustawą z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568).
Bezpośrednie porozumiewanie się na odległość zarządu i rady nadzorczej, jako zasada
Michał Koralewski zauważa, że wprowadzone zmiany do przepisów o spółce z o.o. oraz o spółce akcyjnej, odwracają dotychczasową zasadę przeprowadzania zgromadzeń zdalnych.
Przed nowelizacją głosowanie nad uchwałami rady nadzorczej mogło odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tylko jeżeli zezwalała na to umowa albo statut spółki.
Po nowelizacji natomiast, nie tylko takie głosowanie, ale także udział w posiedzeniu organu możliwy jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Korzystanie z komunikacji zdalnej nie będzie zatem możliwe tylko wtedy, gdy zostanie to wprost wyłączone w treści umowy lub statutu spółki. Jeśli zaś umowa czy też statut spółki będą milczały na ten temat, korzystanie ze ww. środków przez członków organu będzie możliwe.
Ustawodawca w efekcie dopuszcza obecnie:
- uczestnictwo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej,
- podejmowanie uchwały przez zarząd i radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Zdalne zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia
Autor komentarza praktycznego zauważa, że w odniesieniu do organów stanowiących w spółkach kapitałowych, również zakłada się możliwość przeprowadzania ich zgromadzeń w sposób zdalny.
Podobnie, jak w przypadku posiedzeń innych organów kolegialnych, nie jest do tego wymagana zmiana umowy, bądź statutu spółki. Niemniej, ustawodawca wprowadził w tym przypadku nieco więcej obostrzeń.
W tym przypadku ustawa wprost przesądza, że o udziale w zgromadzeniu we ww. sposób postanawia zwołujący zgromadzenie. Co do zasady będzie to zatem zarząd. W niektórych przypadkach zaś rada nadzorcza, bądź udziałowcy.
Stąd też, w odniesieniu do spółki z o.o., w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie:
- uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
- wypowiadania się w jego trakcie,
- wykonywania na nim prawa głosu oraz
- wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
W odniesieniu do spółki akcyjnej ustawodawca nie wprowadził takiego wymogu. Wynika to z faktu, że walne zgromadzenia zwoływane są poprzez ogłoszenia.
Nadto, obligatoryjne jest uchwalenie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin taki może określać wyłącznie takie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników, bądź akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Zdecydowanie więcej w tym temacie, w tym odpowiedź na pytanie, czym w rzeczywistości są „środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość”, znaleźć można we wspomnianym komentarzu praktycznym: Funkcjonowanie kolegialnych organów spółek kapitałowych w dobie epidemii koronawirusa.
product manager Działu Legal