5 dobrych praktyk w kontroli zarządczej
W procesie kontroli zarządczej w JST często pojawiają się różne wątpliwości. Przydatne mogą okazać się rekomendacje dla jednostek samorządu terytorialnego, które wspomagają prawidłowe funkcjonowanie kontroli. Sprawdź, czy i Ty znasz 5 dobrych praktyk prowadzenia kontroli zarządczej w urzędzie.
Ministerstwo Finansów w komunikacie numer 23 wyznaczyło pięć, tzw. standardów kontroli zarządczej. Grupy te odpowiadają konkretnym elementom kontroli zarządczej w JST. Są to:
- środowisko wewnętrzne,
- cele i zarządzanie ryzykiem,
- mechanizmy kontroli,
- informacja i komunikacja,
- monitorowanie i ocena.
1. Przestrzegaj wartości etycznych
Środowisko wewnętrzne tworzy otoczenie, w którym realizowane są cele i zadania jednostki. Jest to zbiór wszystkich rozwiązań, regulacji, powiązań i zachowań, które kształtują strukturę, styl działania i charakter organizacji.
Jedną z dobrych praktyk w tym zakresie jest przestrzeganie wartości etycznych. Brak tego elementu może prowadzić do zaburzeń w funkcjonowaniu i do dysfunkcji w realizacji zakładanych przez organizację celów. Należy zwrócić szczególną uwagę na zapobieganie i wykrywanie nadużyć (w tym korupcji).
Jak to zrobić?
- promuj wartości poprzez dobry przykład,
- staraj się wdrożyć system działań edukacyjnych,
- warto stworzyć i wykorzystywać kodeksy etyki.
2. Wyznacz swoje cele
Cele i zadania powinny być określane jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. W praktyce jest to jeden z najistotniejszych standardów kontroli zarządczej. System wyznaczania celów i zadań dla JST oraz plany działalności jednostek powinny przedstawiać priorytety do osiągnięcia w roku następnym.
W jaki sposób to osiągnąć?
- wyznaczaj jasne i zrozumiałe cele,
- pamiętaj o miernikach realizacji zadań i ich monitorowaniu.
3. Kontroluj wykonanie celów i zadań
Mechanizmy kontroli pozwalają na wykonanie zakładanych celów i zadań. Są także odpowiedzią na pojawiające się ryzyka. Należy pamiętać, że koszty wdrożenia i stosowania konkretnych mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści.
Mechanizm kontroli dotyczący operacji finansowych i gospodarczych powinien być oparty o dobre praktyki takie jak:
- przestrzeganie regulacji ustawy o rachunkowości, jak też innych powiązanych aktów prawnych,
- podział obowiązków w obrębie struktury organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego.
Natomiast w prawidłowo działającym mechanizmie kontroli dotyczącej systemów informatycznych należy pamiętać o:
- tworzeniu polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych elektronicznie,
- ochronie zasobów materialnych związanych z systemami informatycznymi,
- tworzeniu procedur dotyczących zakładania i obsługi kont e-mailowych na serwerze.
4. Rozmawiaj, przekazuj, informuj
Przepływ informacji i dobra komunikacja wewnątrz jednostki (oraz podmiotami zewnętrznymi) zwiększa efektywność oraz skuteczność wykonywania wyznaczonych zadań.
Uzyskasz to dzięki:
- aktualizacji istniejących w urzędzie baz informacji,
- dbałości o jakość informacji w mediach społecznościowych i BIP,
- uruchomieniu wewnętrznego portalu komunikacji (intranet) oraz narzędzia – Elektroniczna Baza Uchwał i Zarządzeń w Jednostce,
- prowadzeniu narad okresowych z kierownictwem.
5. Sprawdzaj stan kontroli zarządczej
Monitorowanie ma służyć pozyskaniu informacji o jakości i skuteczności kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego. Ma również zapewnić, że zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane, a wyniki i rekomendacje audytu wewnętrznego (lub samooceny) są brane pod uwagę i rozpatrywane.
Pamiętaj o:
- reagowaniu na pojawiające się nieprawidłowości - podejmuj działania zaradcze w celu ich wyeliminowania,
- uwzględnieniu roli podmiotów wewnętrznych i zewnętrznych w obszarze sygnalizowania i wychwytywania nieprawidłowości,
- możliwości wprowadzenia audytu kontroli zarządczej.
Dlaczego warto wprowadzić dobre praktyki?
Kontrola zarządcza jest nieocenioną pomocą w osiąganiu określonych celów przez jednostkę samorządu terytorialnego. Pozwala na ulepszeniu usług świadczonych wobec mieszkańców - klientów urzędów. Zwiększa również ich dostępność. Dzięki temu JST ma możliwość spełnienia oczekiwań obywateli dotyczących, między innymi skrócenia czasu załatwienia spraw czy zwiększenia przejrzystości procedur.
młodszy redaktor administracja publiczna