Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w uczelniach wyższych

Kontrola zarządcza jest narzędziem pozwalającym na lepszą i sprawniejszą realizację celów i zadań uczelni wyższej. Coroczny obowiązek sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ma zagwarantować wyciągnięcie wniosków z działalności jednostki, a co za tym idzie: osiągnięcie odpowiednich rezultatów. Czym jednak takowe zapewnienie naprawdę jest i co oznacza dla uczelni?

Szkoły wyższe, tak samo jak inne jednostki sektora finansów publicznych, mają obowiązek sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Do tego zadania wyznaczono rektorów, którzy każdego roku powinni przygotować i złożyć sprawozdanie w zakresie kierowanej przez siebie placówki. By się do tego dobrze przygotować, należy odpowiednio zgłębić temat i zrozumieć czym jest oświadczenie oraz w jakim celu się je sporządza.

Czym jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej?

Podstawą odpowiedniego wdrożenia i przeprowadzania kontroli są wytyczne opublikowane w komunikacie numer 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. To właśnie je rektor uczelni wyższej powinien brać pod uwagę.

W powyższym komunikacie znajduje się pięć zdefiniowanych i równorzędnych obszarów zarządzania, czyli:

• środowisko wewnętrzne,
• cele i zarządzanie ryzykiem,
• mechanizmy kontroli,
• informacja i komunikacja,
• monitorowanie i ocena.

W przypadku oświadczenia należy dokładnie przeanalizować komunikat 22 Ministra Finansów. Wskazuje on przykładowe źródła uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez rektora. Wytyczne w tym zakresie zawierają również zalecenie corocznego potwierdzania uzyskania tego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli za poprzedni rok.

Biorąc pod uwagę wszystkie te kwestie, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej można określić jako instrument kontroli zarządczej, który stanowi podsumowanie corocznego procesu oceny jej stanu. Obowiązek jego sporządzenia nałożony na rektorów nie ma na celu biurokratycznego utrudnienia życia uczelni. Jak zauważa Joanna Przybylska, powinność złożenia zapewnienia przede wszystkim ma "zachęcić rektorów do inicjowania procesu regularnej oceny stanu kontroli zarządczej, identyfikowanie jej słabości i na tej podstawie stałe wprowadzanie usprawnień, których efektem będzie kontrola zarządcza realizująca cele, jakie są jej przypisane oraz w jak najlepszym stopniu dopasowana do specyfiki danej uczelni wyższej".

Źródła informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej na uczelniach

Zbieranie i analiza danych do sporządzenia oświadczenia powinno rozpocząć się od przejrzenia wszystkich dostępnych źródeł informacji. Można je podzielić na tzw. źródła wewnętrzne, które są już niejako wpisane w system kontroli oraz tzw. źródła zewnętrzne dostarczające dane na temat niezależnej oceny funkcjonowania szkoły wyższej.

Tabela zawiera przykłady źródeł wewnętrznych i źródeł zewnętrznych przydatnych podczas opracowywania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na uczelni wyższej.

Kategorie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej

Wzór zapewnienia znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Finansów. Pomaga on w rzetelnym sporządzeniu oświadczenia i nie pozwala pominąć obowiązkowych informacji. Całość składa się aż z trzech działów i warto wiedzieć, co zawiera każdy z nich.

W dziale I rektor wybiera jedną z trzech możliwych części uzależnionych od wyników oceny stanu kontroli zarządczej w danym roku:

• Część A: kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie wymagane elementy. Wówczas oświadczenie przyjmuję formę bez zastrzeżeń.
• Część B: kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z obligatoryjnych elementów. Oświadczenie przyjmuję formę z zastrzeżeniem/zastrzeżeniami.
• Część C: nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z koniecznych elementów. Podobnie jak w przypadku części B jest to forma z zastrzeżeniem/zastrzeżeniami.

Dodatkowo wypełnia się również część D, która zawiera źródła informacji o stanie kontroli zarządczej wykorzystane przy przygotowywaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za dany rok.

II dział zapewnienia opisuje wyżej wspomniane zastrzeżenia. Zawiera także dane dotyczące planowanych działań podjętych w celi poprawy funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w kolejnych latach.

Natomiast dział III wypełnia się w przypadku, gdy wcześniej zaznaczono część B albo C. Opisuje się tam najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w odniesieniu do planów wskazanych w dziale II. Dodatkowo podaje się również inne niezaplanowane czynności mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej w uczelni wyższej.

Jak ocenić stan kontroli zarządczej w uczelni wyższej?

Wymóg sporządzania oświadczenia podyktowany jest samą naturą kontroli zarządczej: nie jest ona stałym elementem działalności uczelni, a procesem, do którego należy wprowadzać modyfikacje w zależności od zmian zewnętrznych i wewnętrznych. Użytkownicy LEX Akademia Premium mają możliwość zgłębić to zagadnienie dzięki komentarzowi praktycznemu analizującego zagadnienie Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w uczelniach wyższych . Publikacja autorstwa Joanny Przybylskiej porusza takie zagadnienia, jak:

• wytyczne dotyczące oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w uczelniach wyższych,
• praktyczne wskazówki dot. oceny stanu kontroli zarządczej w uczelni wyższej,
• zgodność działania jednostki z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
• źródła informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej,
• kategorie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

Małgorzata Milewicz-Stobińska

product manager LEX Akademia