KSeF zmieni model współpracy księgowego z klientem

Już za kilka miesięcy pierwsza grupa podatników, czyli podatnicy VAT czynni będą musieli wystawiać faktury za pomocą KSeF. Obecnie wiele firm, księgowych czy biur rachunkowych intensywne przygotowuje się do wystawiania faktur w formacie xml, zgodnym ze strukturą danych opracowaną przez resort finansów. Tradycyjna forma przekazywania dokumentów odejdzie w zapomnienie. W takim wypadku należałoby przeanalizować zapisy umów łączących księgowego czy biuro rachunkowe z klientem i rozpatrzyć nowe paragrafy w tych umowach. Dobrze byłoby uzgodnić, jak do księgowości będą przesyłane dokumenty oraz kwestia uprawnień do korzystania z KSeF.

Uprawnienia - kluczowy element przy ustaleniu procesów wewnątrzfirmowych

Krajowy System e-Faktur to wyzwanie, dlatego, że oznacza nowy sposób przechowywania faktur, wystawiania faktur, jak również obiegu faktur wewnątrz określonego podmiotu, ale również poza nim. Ważny jest także aspekt związany z uprawnieniami do korzystania z KSeF. O istotności tematu uprawnień w procesie implementacji KSeF pisałem już w tekście pt.: Uprawnienia w KSeF - krytyczny aspekt wdrożenia w biurach rachunkowych i w firmach. Zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorstwa powinny podjąć kluczową decyzję – kto będzie zajmował się wystawianiem faktur w KSeF, a kto ich odbieraniem. Jak wskazuje doradca podatkowy Monika Brzostowska w komentarzu praktycznym pt.: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie, to pytanie jest decydujące, w aspekcie ustalenia procesów wewnątrzfirmowych. Warto byłoby zastanowić się nad wdrożeniem odpowiednich procedur w zakresie nadawania, odbierania uprawnień, jak również obiegu faktur ustrukturyzowanych, jak również innych dokumentów, które nie znajdą się w KSeF.

Procedura może uchronić biuro przed nieprzewidzianymi skutkami

Ważną decyzją jest wprowadzenie odpowiedniej procedury, we współpracy z klientem. Biuro powinno ustalić, jak i w którym momencie klient winien informować biuro o wystawieniu faktury, żeby księgowi mogli ująć to zdarzenie gospodarcze w odpowiednim okresie w księgach. Doradca podatkowy, Monika Brzostowska w powołanym wyżej komentarzu praktycznym zwraca uwagę, że: "ustawa o podatku od towarów i usług, ani żadne inne przepisy nie regulują obowiązku posiadania procedury na taki wypadek, niemniej jednak, biorąc pod uwagę ryzyko związane z nieujęciem danego dokumenty w księgach, zdaje się, że taka procedura będzie przynosiła wartość dodaną i może uchronić biuro przed nieprzewidzianymi skutkami". Ekspertka jednocześnie wskazuje jaki może być zakres takiej procedury. Jest to jednak tylko propozycja, ponieważ procedura powinna być dedykowana i stworzona na indywidualne potrzeby konkretnego podmiotu.

Nowe paragrafy w umowach

Doradca Monika Brzostowska podkreśla, że po wejściu w życie KSeF należałoby rozpatrzyć nowe paragrafy w umowach. Chodzi o wskazanie tego kto, w jakim terminie i w jaki sposób będzie pobierał faktury z KSeF. Trzeba ustalić czy biuro rachunkowe będzie podmiotem upoważnionym do samodzielnej pracy w KSeF klienta, czy wręcz przeciwnie. Według Moniki Brzostowskiej wszelkie elementy nowej umowy powinny być dostosowane do tego, jaki model pracy przyjmie biuro rachunkowe po wejściu w życie KSeF. Biuro musi zadbać o swoje bezpieczeństwo i o odpowiedzialność, gdy już rozstanie się z klientem, albo pracownikiem, który był uprawniony do korzystania z KSeF klienta.

W temacie współpracy biura rachunkowego opowie też już 29 stycznia 2024 r. doradca podatkowy Izabela Leśniewska w szkoleniu online pt.: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym i w firmie. Już wkrótce zaprosimy Państwa do zapisów na ten webinar. Terminarz wszystkich szkoleń dotyczących KSeF organizowanych przez Wolters Kluwer w przedstawiam w tym zestawieniu.

Tagi:
• LEX Księgowość