Mechanizmy kontroli zarządczej w zakresie zamówień publicznych JST
Prowadzenie kontroli zarządczej w zakresie zamówień publicznych nie jest proste, bo zamówienia same w sobie są skomplikowanym zagadnieniem. Ustalenie elementów, które potencjalnie mogą zakłócić przebieg postępowania o udzielenie zamówienia i realizację publicznego kontraktu, pozwala jednostce samorządu terytorialnego na określenie odpowiednich środków reakcji. Dowiedz się, w jaki sposób odpowiedzieć na zidentyfikowane ryzyko w JST.
Jednym z istotnych elementów kontroli zarządczej jest zarządzanie ryzykiem . Prawidłowe rozpoznanie i przewidzenie możliwych zagrożeń jest niezbędne do wprowadzenia mechanizmów kontroli w urzędzie. Jak jednak zrobić to w prawidłowy sposób?
Identyfikacja ryzyka
Za najlepszy moment dokonania identyfikacji ryzyk uznaje się etap planowania działalności JST na następny rok. Ryzyka mogą występować zarówno w obrębie danej jednostki samorządu, jak i w otoczeniu, w jakim ona funkcjonuje. Stąd wyróżniamy: czynniki zewnętrzne i wewnętrzne występujące w tym wypadku w obszarze zamówień publicznych. Należy pamiętać, że ważne jest ustalenie zarówno przyczyny występowania ryzyka, jak i jego skutków.
Wśród czynników zewnętrznych wymienia się: zmiany w prawie, sytuację gospodarczą, zewnętrzny nacisk na urząd czy zagrożenia naturalne.
Czynniki wewnętrzne natomiast to, między innymi: systemy informatyczne, liczba pracowników i ich kwalifikacje czy odpowiedzialność i postawa kierownictwa.
Grupy ryzyka i jego analiza
Po identyfikacji ryzyk należy pogrupować możliwe zagrożenia - jedna z takich grup powinna dotyczyć sfery udzielania zamówień publicznych.
Kolejnym etapem jest analiza ryzyka. Ma ona na celu ustalenie prawdopodobieństwa wystąpienia niebezpieczeństwa i jego skutków, czyli poznanie, tzw. istotności ryzyka. Kluczowe jest wyznaczenie akceptowanego poziomu ryzyka - ustalenie poziomu, do osiągnięcia którego jednostka nie będzie podejmowała działań i nie wprowadzi mechanizmów kontroli.
Pamiętaj, by podczas całego procesu unikać popełnienia najczęstszych błędów.
Rodzaje mechanizmów kontroli
Wspomniane już mechanizmy kontroli stanowią odpowiedź na zidentyfikowane wcześniej ryzyka.
Standardami tego elementu kontroli zarządczej są:
- dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, przez którą należy rozumieć wszystkie akty wewnętrzne wprowadzone w danej jednostce służące jej zorganizowaniu,
- sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,
- ciągłość działalności,
- ochrona zasobów,
- mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.
Zamówienia publiczne a kontrola zarządcza
Interdyscyplinarność zagadnienia zamówień publicznych sprawia, że ich udzielanie może sprawiać trudności. Mechanizmy kontroli zarządczej mają jednak za zadanie ograniczyć ryzyko do minimum, jednocześnie ułatwiając pracę osobom odpowiedzialnym.
Chcesz dowiedzieć się, jaka jest rola standardów kontroli zarządczej dla prawidłowego udzielania zamówień publicznych?
