Milczące potwierdzenie salda jest niezgodne z zasadami inwentaryzacji

Jak każdego roku jesienią w firmach rozpoczyna się okres inwentaryzacji, której podlegają również rozrachunki. Podstawową metodą inwentaryzacji należności jest potwierdzenie sald z kontrahentem. Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie może być traktowany jako milczące potwierdzenie salda. 

Potwierdzenie sald należności

Wraz z początkiem października w firmach rozpoczął się okres inwentaryzacji. W przypadku należności jednostka może przeprowadzić ich inwentaryzację drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. 

Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia:

• odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie),
• kary umowne,
• zasądzone koszty postępowania sądowego.

Uzgodnienia wymagają również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. 

W jakiej formie można potwierdzić należności?

Najbardziej rozpowszechnionym sposobem potwierdzania sald należności jest forma papierowa, czyli zazwyczaj listem poleconym (często za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (zwyczajowo odcinek A i odcinek B), z prośbą, by dłużnik potwierdził wykazane saldo lub zamieścił specyfikację różnic (na odcinku B) i odesłał do jednostki. Dokument zawierający zweryfikowane saldo rozrachunków powinien zostać podpisany przez osobę upoważnioną przez kierownika jednostki (właściciela, zarząd) do prowadzenia rozrachunków z kontrahentami lub przez samego kierownika jednostki. Dodatkowy egzemplarz wysłanego potwierdzenia pozostaje w dokumentacji księgowej.

Potwierdzenie sald należności powinno zawierać wykaz dokumentów i wynikających z nich kwot, które składają się na saldo należności. 

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami również drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail). Warunkiem jest wcześniejsze uzgodnienie między kontrahentami tej formy potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków, a także odpowiednie uwierzytelnienie przekazywanych informacji. 

W praktyce często prowadzi się uzgodnienia telefoniczne, jednak efektem tych uzgodnień powinno być potwierdzenie salda podpisane przez kontrahenta w formie papierowej. Jeżeli nie jest możliwe uzyskanie podpisanego potwierdzenia, należy sporządzić wewnętrzną notatkę, np. z rozmowy telefonicznej z kontrahentem, jeżeli miała miejsce oraz zweryfikować saldo w oparciu o dokumenty (faktury, przelewy bankowe) - wyjaśnia biegły rewident Tadeusz Waślicki. Rozwiązanie takie może być jednak stosowane sporadycznie i nie zawsze jest uznawane za wiarygodne przez biegłych rewidentów. 

Kontrahent nie odpowiada i co dalej?

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje konsekwencji niepotwierdzenia salda rozrachunków przez kontrahenta. W rezultacie część kontrahentów takiego dokumentu nie potwierdza. Brak odpowiedzi nie może być jednak traktowany przez wysyłającego jako "milczące" potwierdzenie poprawności wykazanego stanu rozrachunków. Nie można również zamieszczać na wezwaniu, informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta we wskazanym terminie zostanie uznany za potwierdzenie salda należności. Zamieszczenie takiej klauzuli, w przypadku braku odpowiedzi kontrahenta, jest bezskuteczne, a saldo rozrachunków pozostaje nie potwierdzone.

Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. 

Protokół z weryfikacji powinien zawierać co najmniej: 

• datę przeprowadzenia weryfikacji;
• symbol konta księgowego, na którym ujęte zostało saldo rozrachunków;
• wykaz dokumentów księgowych wraz z numerami, składających się na saldo rozrachunków z danym kontrahentem;
• podpis osoby (osób) dokonujących weryfikacji.

Potwierdzić można nie tylko należności

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostkę obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie w przypadku należności od kontrahentów. Zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym przesłanymi przez kontrahenta i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.o.r.). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań). 

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego jednostki, tak aby cała procedura przebiegała zgodnie z przepisami prawa i zasadami wypracowanymi w praktyce. 

Jeśli chcesz uniknąć problemów i pułapek związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji, zapoznaj się z materiałami zgromadzonymi w publikacji, które omawiają te zagadnienia: 

• Organizacja i przeprowadzanie inwentaryzacji krok po kroku 
• Organizacja i dokumentacja inwentaryzacji 
• Metody inwentaryzacji na przykładach 
• Sposoby i formy przeprowadzenia inwentaryzacji 
• Zasady inwentaryzacji aktywów 
• Odpowiedzialność osób biorących udział w inwentaryzacji 
• Rozliczanie niedoborów i nadwyżek krok po kroku 
• Ubytki naturalne - skutki podatkowe w CIT i PIT 
• Spis z natury krok po kroku 
• Rozliczanie na gruncie VAT niedoborów na przykładach 

Magdalena Stankiewicz
redaktor naczelna działu finanse i kadry