10 rzeczy, o których warto pamiętać w marcu i kwietniu przed zamknięciem roku w budżetówce
Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach sfery finansów publicznych jest procesem wielowymiarowym, wymaga przygotowania i wdrożenia wielu procedur. Trzeba zwrócić uwagę na zachowanie wszelkich zasad ustawowych gwarantujących rzetelność i wiarygodność zgromadzonych danych na podstawie, których będzie możliwe sporządzenie sprawozdania finansowego za 2023 r. Warto zwrócić uwagę na to w czym może różnić się obecnie sporządzanie rachunku zysków i strat, bilansu, zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej.
Ważne terminy - na co zwrócić uwagę w 2024 r.
Rok 2024 to dla działów księgowo-finansowych jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek podległych czas wielu nowości, przede wszystkim oznaczających przygotowanie się do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, na to, że spora część terminów obligatoryjnych, np. sprawozdawczych, deklaracyjnych w bieżącym roku wypada w dni wolne od pracy, a wciąż zdarza się, że regulacje, co robić w takich przypadkach, są niejednolite. Tutaj także, szczególnie należy zwrócić uwagę na końcowe etapy zamykania ksiąg rachunkowych - które powinny mieć miejsce w ostatnich dniach roboczych danego okresu rozliczeniowego. Jeśli chodzi o terminy wykonywania czynności związanych z rozliczeniami środków budżetowych za poprzedni rok, to powinny one być przesunięte na pierwszy dzień roboczy po terminie ustawowym.
Uwaga!
Rok 2024 jest rokiem przestępnym, a zatem 85 dzień po dniu bilansowym wypada 25 marca, a nie 26 marca.
10 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę w marcu i kwietniu w związku z zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2023 r.
Prawidłowy proces zamykania ksiąg rachunkowych jest procesem wieloetapowym, a obowiązki rachunkowe danej jednostki są ściśle powiązane z określonymi okresami np. sprawozdawczymi. Warto zatem zwrócić uwagę na następujące po sobie zdarzenia gospodarcze i właściwie je ujmować, zarówno w ewidencji, jak i sprawozdaniach. Rzetelne przedstawienie tych danych gwarantuje prawidłowość zamknięcia ksiąg rachunkowych jednego roku i otwarcia ksiąg kolejnego roku budżetowego. Kiedy w danej jednostce szwankują procedury związane z bilansem i przygotowywaniem sprawozdania finansowego, pracownicy jednostki działający w chaosie, mogą przyczyniać się do powstania szeregu nieprawidłowości i narazić się na konsekwencje przy ewentualnych kontrolach RIO. O czym zatem należy pamiętać - oto 10 rzeczy, których nie warto zapominać przy zamykaniu ksiąg rachunkowych.
Najważniejszy jest harmonogram
Powinien być spisany w formie dokumentu, tak by mieli do niego dostęp wszyscy pracownicy zaangażowani w procesy ewidencyjne i sprawozdawcze w jednostce. Dokument ten powinien uwzględniać wszystkie główne etapy prac wraz z okresem ich realizacji. Jednocześnie harmonogram może stanowić swoistą listę kontrolną obowiązków poszczególnych pracowników. Znacząco może ułatwić kontrolę jaką sprawuje skarbnik lub głowy księgowych nad wszystkimi pracami związanymi końcem roku.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostateczne wyjaśnienie, rozliczenie i zaksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych za 2023 r. musi odbyć się nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym (zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości), a więc do 25 marca 2024 r. Do tego czasu musi być sporządzone zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wyniki rozliczenia inwentaryzacji za 2023 r. należy wprowadzić do ksiąg dotyczących 2023 r.
Sporządzenie zestawienia obrotów i sald księgi głównej
Tego obowiązku również należy dokonać nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 25 marca 2024 r. (art. 24 ust. 5 pkt 2 u.o.r.). Trzeba pamiętać, by dokonać wstępnego zestawienia obrotów i sald dziennika, kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. Następnie warto przeprowadzić na tej podstawie kontrolę, zwracając szczególną uwagę na to:
- czy sumy obrotów i sald kont aktywnych i pasywnych księgi głównej są zgodne,
- czy obroty kont księgi głównej i dziennika (lub sumy obrotów dzienników częściowych) są zgodne,
- czy zapisy i salda kont ewidencji syntetycznej i pomocniczej są zgodne,
- czy zachowano równanie bilansowe (suma wartości aktywów = suma wartości pasywów).
Wstępnie zamknięte księgi rachunkowe - dlaczego to ważne
Do 29 marca 2024 r. powinno się wstępnie zamknąć księgi rachunkowe za rok obrotowy 2023. To co istotne, po tym czasie, po przeprowadzeniu wstępnego zamknięcia ksiąg nie następuje jeszcze całkowite wyłączenie możliwości wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych 2023 r. Jednak ten termin, jest ważny we względu na to, że zbyt późne prace porządkowe w księgach mogą wprowadzać niepotrzebny chaos, w którym nie trudno o pomyłki i przeoczenia. Księgi rachunkowe ostatecznie zamyka się dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2023 r.
Koniec marca - czas na sprawozdanie finansowe roczne oraz bilans
Sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, placówki i przekazanie ich do jednostki nadrzędnej - powinno się odbyć najpóźniej do 29 marca 2024 r. W tym samym terminie należy sporządzić bilans z wykonania budżetu JST i bilans z wykonania budżetu państwa za 2023 r. Data ta obowiązuje także dla obowiązku przedstawienia organowi stanowiącemu JST i RIO sprawozdania rocznego za 2023 r. z wykonania budżetu JST (dotyczy zarządu JST). Sprawozdanie powinno zawierać zestawienie dochodów i wydatków wynikające z zamknięć rachunków budżetu JST, w szczegółowości nie mniejszej niż w uchwale budżetowej. Organowi stanowiącemu JST należy ponadto przedstawić sprawozdania roczne z wykonania planów finansowych samodzielnych ZOZ, samorządowych instytucji kultury oraz innych samorządowych osób prawnych tworzonych na podstawie odrębnych ustaw i informację o stanie mienia komunalnego.
Kiedy badanie sprawozdania rocznego przez biegłego rewidenta jest koniecznie
Badanie sprawozdania rocznego przez biegłego rewidenta jest koniecznie w gminie, w której liczba mieszkańców, ustalona przez GUS na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, za który sporządzono sprawozdanie (tj. na 31 grudnia 2022 r.), przekroczyła 150 tysięcy. Wówczas w terminie od 1 kwietnia do 31 maja 2024 r. takie badanie należy przeprowadzić.
Łączne sprawozdania finansowe i sprawozdania placówek
Do 15 kwietnia 2024 r. należy włączyć do sprawozdania finansowego jednostki państwowej, której podlega placówka, dane ze sprawozdania finansowego placówki. Jest to także termin sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego dysponentów budżetu państwa II stopnia i jednostek podległych oraz nadzorowanych, które następnie przekazuje się do organu nadrzędnego.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych 30 kwietnia 2024 r.
Do 30 kwietnia 2024 r. należy ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe 2023 r. i otworzyć księgi rachunkowe 2024 r. w państwowych jednostkach budżetowych. W tym momencie nie można już wprowadzać żadnych zmian w zapisach księgowych. Zamyka się wszystkie księgi rachunkowe jednostki, w tym: dziennik, księgę główną, konta ksiąg pomocniczych. Następnie również do końca kwietnia należy przenieść wynik finansowy za 2023 r. państwowej jednostki budżetowej na fundusz.
Korekta błędów - jakie należy przyjąć zasady
Błędy popełnione w bieżącym roku obrotowym (2023 r.) i wykryte przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego (za 2023 r.) koryguje się w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego (2023 r.). To, o czym należy także pamiętać, zgodnie ze Standardem KSR 7 - błędy, które zostały popełnione w bieżącym roku obrotowym, a następnie wykryte po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego (za 2023 r.), lecz jeszcze przed jego zatwierdzeniem (jeśli sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu), wymagają korekty w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego i odpowiedniej zmiany rocznego sprawozdania finansowego, pod warunkiem, że jednostka uznała te błędy za istotne. Natomiast, jeśli jednostka uznała skutki tych błędów za nieistotne, to ujmuje je w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego (2024 r.).
Wszystkie te kwestie zostały wyszczególnione w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”.
Podpis elektroniczny na sprawozdaniu rocznym
Jak wiadomo, zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa (...) - dalej r.r.p.k., sprawozdanie finansowe jednostki i placówki podpisują odpowiednio kierownik jednostki i główny księgowy albo kierownik placówki i księgowy placówki.
Z kolei przepisy § 34 ust. 3 i 4 r.r.p.k. stanowią, że kierownicy państwowych jednostek budżetowych przekazują sprawozdania, o których mowa w § 34 ust. 1-2 r.r.p.k., w postaci dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa. Tutaj ważnym elementem jest podpis, jaki należy zastosować i to, w jakich warunkach można użyć podpisu elektronicznego.
Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują w postaci dokumentu elektronicznego do właściwych regionalnych izb obrachunkowych:
- Sprawozdania finansowe, o których mowa w § 28 r.r.p.k., w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego;
- Skonsolidowane bilanse jednostek samorządu terytorialnego w terminie do dnia 30 czerwca roku następnego.
Warunkiem przekazania ww. dokumentów w formie elektronicznej jest podpisanie ich stosownych podpisem elektronicznym.
Ewelina Majewska
Product Manager
Księgowość i Podatki w Administracji