Jak zadbać o ochronę danych osobowych podczas organizowanych szkoleń online?
Branża szkoleń online przeżyła w tym roku niebywały rozkwit. Epidemia koronawirusa wymusiła na wielu podmiotach szybkie przeniesienie swojej działalności szkoleniowej do internetu. Jak właściwie zadbać o ochronę danych osobowych podczas organizowanych szkoleń online? Dowiesz się tego z LEX Ochrona Danych Osobowych.
RODO to nie jedyna regulacja, którą musimy uwzględniać przy prowadzeniu szkoleń online. Warto pamiętać, że organizowanie takich szkoleń to usługa świadczona drogą elektroniczną. Ustawa z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną jasno wskazuje, że organizator szkolenia musi przygotować i udostępnić uczestnikom regulamin świadczenia usług a także zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych uczestników.
Działania marketingowe wobec uczestników
W wielu przypadkach organizowane szkolenia online będą miały mniej lub bardziej charakter marketingowy nakierowany na pozyskanie klientów (tzw. szkolenie leadowe). Uczestnik takiego szkolenia musi być jednak świadomy intencji handlowych organizatora. Taka intencja powinna przybrać formę jasno sformułowanej zgody na wykorzystanie adresu e-mail i numeru telefonu uczestnika do przekazywania mu informacji o charakterze marketingowym. Co więcej, zgodnie z art. 7 ust. 4 RODO, nie można uzależnić wykonania usługi od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu marketingowym.
Obowiązki informacyjne
Organizator szkolenia musi pamiętać także o zrealizowaniu wobec uczestnika obowiązku informacyjnego. Musi więc udostępnić mu informacje m.in. o:
- swoich danych jako administratora;
- celach przetwarzania danych;
- podstawie prawnej przetwarzania danych (tutaj najczęściej będzie to uzasadniony interes realizowany przez administratora);
- odbiorcach danych (chodzi tutaj o wskazanie podmiotów, które uzyskają dostęp do danych uczestników, np. właściciel platformy szkoleniowej, podwykonawcy administratora – np. firma marketingowa, która będzie realizować zlecenie kontaktu z uczestnikami w ramach zgody na marketing).
Organizator powinien także sprawdzić, czy jego podwykonawcy (np. firma dostarczająca platformę do świadczenia usług drogą elektroniczną) nie przekazują danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Jeśli ma to miejsce, informacja o tym powinna znaleźć się w klauzuli informacyjnej.
Obowiązek informacyjny najwygodniej jest realizować warstwami. Pierwsza warstwa może znajdować się w samym formularzu rejestracyjnym na szkolenie, zaś ta druga, bardziej szczegółowa warstwa informacyjna powinna znaleźć się w regulaminie świadczenia usług, do którego uczestnik będzie miał łatwy dostęp.
Wizerunki i głos uczestników
Podczas szkoleń online uczestnicy często oznaczają się swoim pełnym imieniem i nazwiskiem, a nierzadko także udostępniają swoje zdjęcie czy obraz z kamery lub głos z mikrofonu. Organizator powinien dać uczestnikom możliwość świadomego wyboru czy chcą oni logować się pełnym imieniem i nazwiskiem, czy pseudonimem lub wręcz zupełnie anonimowo (np. Gość 3). Podobnie z udostępnianiem obrazu lub głosu – tutaj uczestnik także powinien mieć pełną dowolność. Jeśli organizator nagrywa szkolenie i planuje je udostępniać, powinien zadbać o to, aby dane uczestników nie zostały powielone i udostępnione bez ich wiedzy i zgody. Tutaj dobrą praktyką jest udostępnienie nagrania z samym wystąpieniem prowadzącego bez widocznego czatu i wizerunków uczestników. Większość platform szkoleniowych posiada opcję "wygaszania" widoczności czatu i listy uczestników.
Najpierw zaprojektuj, potem wdrażaj
Organizowanie szkoleń online wymaga etapowego podejścia w duchu „privacy by design”, czyli wcześniejszego zaplanowania procesu z uwzględnieniem wszelkich możliwych ryzyk i zagrożeń. Takie podejście pozwoli organizatorowi na wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapobiegną ewentualnym naruszeniom przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. Łatwiej zapobiegać niż leczyć.
Szukasz szczegółowych informacji o tym jak organizować szkolenia online zgodnie z RODO? W LEX Ochrona Danych Osobowych znajdziesz komentarz praktyczny pt. "Okiem IOD-a: obowiązki organizatora szkoleń i konferencji online".
Jeśli szukasz wzorów klauzul informacyjnych, które od ręki zastosujesz przy swoich szkoleniach, także znajdziesz je w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Komentarz i wzory przygotowała Sylwia Czub-Kiełczewska - doświadczony inspektor ochrony danych osobowych, szkoleniowiec, certyfikowany audytor wewnętrzny PN-ISO/IEC 27001. Wspiera swoją wiedzą i doświadczeniem procesy ochrony informacji w spółkach kapitałowych, agencjach reklamowych, jednostkach samorządowych. Świadczy także usługi zewnętrznego inspektora ochrony danych.
Polecam,
Redaktor Naczelna Działu Biznes
Product Manager Ochrona Danych Osobowych