Ochrona danych osobowych w procesie windykacji
Do skutecznej windykacji niezbędne jest posiadanie danych osobowych dłużnika. Przetwarza je nie tylko wierzyciel, ale również inne podmioty, za pomocą których dochodzi on wierzytelności, jak komornik czy firma windykacyjna. W konsekwencji pojawiają się wątpliwości na jakiej podstawie dany podmiot przetwarza dane oraz czy powinien on zrealizować obowiązek informacyjny względem dłużnika. O tym, jak zorganizować proces windykacji pod kątem danych osobowych, dowiesz się z LEX Ochrona Danych Osobowych.
Najczęściej dochodząc wierzytelności korzysta się z usług firm windykacyjnych bądź zleca się wszczęcie egzekucji komornikowi sądowemu. W obu tych przypadkach niezbędne jest przekazania danych osobowych dłużnika. Jego zgoda nie jest wymagana. Podstawą przetwarzania, jak też wskazuje PUODO w decyzji, jest prawnie uzasadniony interes administratora. Jest on nadrzędny nad prawami i wolnościami dłużnika, dlatego że dochodzenie roszczeń nieproporcjonalnie ich nie ogranicza.
Z kim wierzyciel powinien zawrzeć umowę powierzenia danych osobowych?
Wierzyciel, który korzysta z pomocy kancelarii prawnej, nie musi zawierać z nią umowy powierzenia danych osobowych. Mimo, że w praktyce świadczenie pomocy prawnej wiąże się z udostępnieniem danych osobowych dłużnika, kancelaria występuje w roli odrębnego administratora - podkreśla Ekspertka, Sylwia Czub-Kiełczewska. Analogicznie w przypadku kancelarii komorniczych. Komornik staje się odrębnym administratorem danych osobowych. W konsekwencji kancelaria prawna / komornicza odpowiada za bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Inaczej jest w przypadku firmy windykacyjnej, która nie działa w swoim imieniu, lecz na rzecz wierzyciela. Nie przejmuje długu w wyniku cesji, zatem konieczne jest zawarcie z nią umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.
Cesja wierzytelności a RODO
Cesja polega na przeniesieniu wierzytelności przez wierzyciela (cedenta) na osobę trzecią (cesjonariusza). Wiąże się ona z uprawnieniem do przekazania cesjonariuszowi danych osobowych dłużnika, co umożliwi podjęcie działań. Jak podkreśla Prezes UODO w decyzji, dopuszczalność przelewu wierzytelności nie podlegała ograniczeniom umownym ani ustawowym. Nie wymaga zgody dłużnika.
Cesjonariusz staje się nowym administratorem danych osobowych, a podstawą przekazania danych jest umowa cesji. Jak wskazuje Ekspertka, Monika Lecińska, w umowie przelewu wierzytelności (cesji) powinny znaleźć się odnośniki do klauzuli informacyjnej, o której mowa w art. 13 i 14 RODO.
Obowiązki informacyjne względem dłużnika
Administrator ma obowiązek zrealizowania obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem dłużnika. Ekspertka, Sylwia Czub-Kiełczewska, rekomenduje, aby już w momencie zawarcia umowy z klientem, podmiot prywatny przekazywał mu klauzulę, która uwzględnia informacje o przetwarzaniu danych osobowych do celów ewentualnego dochodzenia roszczeń. Dzięki temu w momencie powstania zadłużenia, ADO nie będzie musiał aktualizować klauzuli. Klauzula powinna zawierać:
- cel przetwarzania;
- podstawę prawną (w przypadku podmiotu prywatnego - uzasadniony interes ADO, a w przypadku podmiotu publicznego - interes publiczny);
- spis potencjalnych odbiorców danych (np. firma windykacyjna);
- czas przechowywania danych.
Co zrobić w sytuacji, gdy nasza klauzula nie zawierała takich informacji? Wystarczy przesłać dłużnikowi zaktualizowaną klauzulę. Może zrobić to w naszym imieniu podmiot przetwarzający. Co istotne, autorem klauzuli nadal musi być ADO.
Jak wcześniej wspomniano, w wyniku przelewu wierzytelności powstaje nowy ADO. On również musi wywiązać się z obowiązku informacyjnego i zgodnie z art. 14 ust. 3 lit. a i b RODO ma na to miesiąc. Sylwia Czub-Kiełczewska wskazuje, że najlepiej przekazać klauzulę przy pierwszym kontakcie z dłużnikiem.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat ochrony danych osobowych w procesie windykacji, zapoznaj się z nagraniem ze szkolenia, które poprowadziła Sylwia Czub-Kiełczewska. Ze szkolenia dowiesz się m.in.:
- jak organizować proces windykacji pod kątem ochrony danych osobowych;
- jakie są prawa i obowiązki administratora w ramach procesu windykacji;
- jakie są najczęstsze problemy związane z ochroną danych osobowych w procesie windykacji i poznasz rekomendacje radzenia sobie z nimi.
Nagranie znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Julia Magulska
Redakcja Publikacji Elektronicznych