Ochrona danych osobowych w pracy zdalnej

Praca zdalna w Kodeksie pracy to nie tylko zmiany w organizacji pracy. To również kolejne, zaraz za kontrolą trzeźwości, wyzwanie dla administratorów danych osobowych, którym przychodzi się mierzyć z nowymi zasadami przetwarzania danych, zmianami w dokumentacji pracowniczej i nowymi okresami retencji. Ryzyko wystąpienia naruszeń podczas pracy zdalnej jest znaczne, dlatego już teraz sprawdź jak wdrożyć nowe regulacje z LEX Ochrona Danych Osobowych.

Prawo pracy jest wielu aspektach ściśle powiązane z ochroną danych osobowych. Dlatego też każda jego zmiana wymaga szczegółowej analizy przez ADO i IOD-ów. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną zwiększa zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych, ale jednocześnie pozwala na pewne swobody, np. nie wskazuje na zakres informacji, jakie mają znaleźć się w procedurze ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, jednocześnie pozwalając pracodawcom na samodzielne zbadanie ryzyka. Nowe przepisy dopuszczają postać elektroniczną dokumentacji. Co więcej, z Kodeksu pracy znika telepraca (warunkowo dozwolona do 7.10.2023 r.), a w jej miejsce wchodzi praca zdalna.

Rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy przewiduje różne postacie pracy zdalnej. Wyróżniamy:

• pracę zdalną całkowitą - pracownik w 100% pracuje poza siedzibą pracodawcy, w miejscu lubmiejscach uzgodnionych z pracodawcą,
• pracę zdalną częściową (tzw. hybrydową) - pracownik posiada 2 lub więcej miejsc pracy, zktórych jedno stanowi siedziba pracodawcy,
• pracę zdalną okazjonalną - pracownik na wniosek ma prawo do pracy poza siedzibą pracodawcy przez maksymalnie 24 dni w roku. Pracodawca ma prawo odmówić pracy zdalnej okazjonalnej.

Ekspert, r. pr. Łukasz Prasołek, podkreśla, że dopuszcza się także mieszanie pracy zdalnej częściowej z pracą zdalną okazjonalną. Wynika to z faktu, że praca zdalna okazjonalna to uprawnienie, z którego pracownik może korzystać niezależnie od przyjętego rodzaju pracy.

Komu przysługuje bezwarunkowa praca zdalna?

Pracownik należący do grupy uprzywilejowanej będzie miał prawo do pracy zdalnej bez konieczności uzyskania zgody pracodawcy, chyba że nie pozwoli na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 67¹⁹ § 6 KP).

Do tego grona należy pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko w wieku do 4 lat, pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Wnioskując o pracę zdalną, pracownik uprzywilejowany będzie musiał udowodnić sytuację, w której się znajduje. Ekspert, dr Mirosław Gumularz, podkreśla, że przekazanie dokumentu pracodawcy do wglądu jest wystarczające dla spełnienia celów dowodowych. Nie należy dokonywać kopii dokumentacji medycznej przedstawianej wraz z oświadczeniem.

Dokumentacja pracy zdalnej

W związku z pracą zdalną administrator danych będzie miał obowiązek przejrzeć (i jeżeli to konieczne zmodyfikować) istniejące procedury i regulaminy. Dopuszcza się postać elektroniczną dokumentacji, więc będzie miał również obowiązek weryfikacji obiegu dokumentów w swojej organizacji. Aby ułatwić proces, zaleca się przygotowanie gotowych wzorów np. wniosków. Dzięki temu uniknie się przetwarzania danych nadmiarowych, co podkreśla dr Dominika Dörre-Kolasa w komentarzu praktycznym "Praca zdalna a ochrona danych osobowych". W LEX Ochrona Danych Osobowych przygotowaliśmy gotowe wzory, wśród nich znajdziesz:

1. Klauzulę informacyjną dla pracownika wykonującego pracę zdalną
2. Analizę ryzyka w procesie pracy zdalnej (przykład) 
3. Rejestr czynności przetwarzania (praca zdalna)
4. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych z dostępem zdalnym do danych (praca zdalna)
5. Test sprawdzający gotowość pracownika do świadczenia pracy zdalnej w zakresie ochrony danych osobowych 

Wzory możesz dostosować do potrzeb swojej organizacji.

Co powinno znaleźć się w procedurze ochrony danych osobowych w pracy zdalnej?

Pracodawca ma obowiązek określić procedurę ochrony danych osobowych (art. 67²⁶ KP) na potrzeby wykonywania pracy zdalnej. Kodeks pracy milczy na temat tego, co ma znaleźć się w takiej procedurze. Administrator powinien sam ocenić ryzyka, jakie mogą wystąpić w jego organizacji, a następnie dostosować do nich procedurę. Za minimum można przyjąć informacje na temat:

• sprzętu z jakiego korzysta pracownik zdalny (czy jest prywatny, czy służbowy, jak łączy się do sieci Internet) i tego w jaki sposób jest on wydawany/zwracany, a także czy dopuszcza się korzystanie z niego do celów prywatnych,
• komunikacji (jak postępować podczas wideokonferencji, jak prowadzić korespondencję),
• przemieszczania się między miejscem pracy zdalnej oraz siedzibą pracodawcy.

Przepisy nie zabraniają łączenia procedury ochrony danych osobowych z regulaminem pracy zdalnej i regulaminem BHP w jeden dokument. Decydując się jednak na takie rozwiązanie, warto mieć na uwadze fakt, że procedura może wymagać regularnej aktualizacji wraz ze zmienianiem się ryzyk.

Weryfikacja pracy zdalnej pracowników

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę u pracownika pracującego zdalnie (art. 67²⁸ KP). Podczas kontroli niedopuszczalne jest naruszanie prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób, a także utrudnianie korzystania z pomieszczeń domowych. 

Kiedy można skontrolować pracownika zdalnego?

Aby kontrola była dopuszczalna w świetle nowych przepisów o pracy zdalnej, pracodawca musi uzgodnić ją z pracownikiem. Jej forma powinna być dostosowana do charakteru pracy pracownika. Zasady przeprowadzania kontroli powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej. Nie zabrania się korzystania z nowoczesnych form kontroli. np. wideokonferencji.

O tym czy z kontroli należy sporządzić protokół i jakie konsekwencje może nieść za sobą uchybienia w kontroli, mówili dr Mirosław Gumularz oraz r. pr. Łukasz Prasołek podczas szkolenia online. Nagranie z webinaru znajdziesz je w LEX Ochrona Danych Osobowych. Eksperci szeroko omawiają zmiany w Kodeksie pracy dot. pracy zdalnej skupiając się na aspektach ochrony danych osobowych. Zwracają szczególną uwagę na zagadnienie oświadczeń o warunkach lokalowych - kiedy pracodawca może je uzyskać od pracownika, a kiedy pozyskanie takich danych będzie trzeba uznać za nadmiarowe.

Tagi:
• LEX Ochrona Danych Osobowych