Opcja w zamówieniach publicznych

22 grudnia 2023

Zarówno ustawa z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych jak i dyrektywy Parlamentu Europejskiego 2014/24/UE i 2014/25/UE nie zawierają definicji prawa opcji, natomiast posiłkując się orzecznictwem można przyjąć, że jest to uprawnienie zamawiającego do rozszerzenia zamówienia w stosunku do zamówienia podstawowego i dotyczy to wszystkich kategorii zamówień tj. dostaw, usług i robót budowlanych. Jak wspomniano wyżej jest to uprawnienie zamawiającego, a więc od jego decyzji zależy to czy z niego skorzysta.

Czym jest opcja w zamówieniach publicznych?

Opcja jest narzędziem przewidzianym w Prawie zamówień publicznych oraz dyrektywach unijnych, które ma na celu m.in. uelastycznienie warunków realizacji zamówienia publicznego i najczęściej zastrzegane jest ze względu na niepewność co do dysponowania środkami finansowymi pozwalającymi na realizację całej inwestycji lub w celu zabezpieczenia ciągłości świadczenia usług publicznych. Co prawda przepisy PZP oraz dyrektyw 2014/24/UE i 2014/25/UE nie zawierają definicji legalnej „opcji”, ale można spróbować zdefiniować je opierając się w głównej mierze o dostępne orzecznictwo i dorobek doktryny. Wobec czego przyjąć można, że opcja to jednostronne uprawnienie zamawiającego do określenia zakresu świadczeń wykonywanych przez wykonawcę w ramach maksymalnego zakresu przedmiotu umowy wynikającego z opisu przedmiotu zamówienia.

Prawo opcji w zamówieniach publicznych odnosi się zazwyczaj do możliwości zamawiającego do przedłużenia lub modyfikacji umowy z wykonawcą po upływie jej pierwotnego czasu trwania. W praktyce oznacza to, że jeśli umowa zawarta między zamawiającym a wykonawcą zawiera klauzulę przewidującą prawo opcji, to zamawiający ma uprawnienie do przedłużenia umowy na dodatkowy okres lub do wprowadzenia pewnych zmian w jej postanowieniach.

Wspomnieć należy, że opcja jest wyłącznym prawem zamawiającego, które może być stosowane z różnych powodów, takich jak kontynuacja współpracy z danym dostawcą, brak możliwości przeprowadzenia nowego postępowania konkursowego w danym czasie, czy też potrzeba dostosowania warunków umowy do zmieniających się potrzeb zamawiającego.

Jakie są rodzaje opcji?

W zamówieniach publicznych, opcje obejmują przede wszystkim aspekty ilościowe, takie jak dodatkowe ilości przedmiotu zamówienia ponad zakres minimalny określony w opisie. Opcja może również dotyczyć wprowadzenia dodatkowego zobowiązania umownego, nakładając na wykonawcę dodatkowe obciążenia, na przykład związane z przeniesieniem własności w przypadku umowy leasingu. Wśród opcji można wskazać m.in. takie jak:

opcja polegająca na zwiększeniu ilości, gdzie zamawiający może zabezpieczyć sobie możliwość zwiększenia ilości zamówionych towarów lub usług w ramach istniejącej umowy, jeśli okaże się to konieczne.
opcja polegająca na redukcji zakresu zamówienia, w której analogicznie do opcji zwiększenia ilości, pozwala ona zamawiającemu na ograniczenie zakresu zamówienia
opcja polegająca na przedłużeniu czasu trwania umowy daje zamawiającemu prawo do przedłużenia umowy na dodatkowy okres. Na przykład, umowa może być pierwotnie podpisana na 2 lata, ale zawierać opcję przedłużenia na kolejne 1 lub 2 lata.
opcja polegająca na zmianie zakresu usług, która umożliwia zamawiającemu wprowadzenie zmian w zakresie np. świadczonych usług, poprzez dodanie nowych elementów lub usług do istniejącej umowy.

Jak przewidzieć opcję?

Zgodnie z art. 441 p.z.p. zamawiający może skorzystać z opcji, jeżeli przewidział ją w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia w postaci zrozumiałych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które łącznie spełniają poniższe warunki:

określają rodzaj i maksymalną wartość opcji;
określają okoliczności skorzystania z opcji;
nie modyfikują ogólnego charakteru umowy.

Zamawiający pamiętać muszą o tym, że skorzystanie z prawa opcji nie stanowi zmiany umowy, czy też zawarcia dodatkowej umowy na nowych warunkach, ale jest realizacją zawartej umowy w zakresie ustalonych przez nią warunków. Co do zasady następuje to poprzez złożenie przez zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez niego zakresie lub też poprzez niepodejmowanie przez niego działań w toku wykonywania umowy.

Maksymalna wartość opcji

Ogłoszenie o zamówieniu lub dokumenty zamówienia w swoich postanowieniach powinny wskazywać maksymalną wartość opcji, co wynika z regulacji art. 441 ust. 1 pkt 1 p.z.p. Jej wartość może być wyrażona w różny sposób: przedmiotowo, terminowo, procentowo, kwotowo, jak i ilościowo. Granicą swobody zamawiającego w tym zakresie jest jego zobowiązanie do przedstawienia postanowień umownych, zgodnie z treścią art. 441 p.z.p., w sposób zrozumiały, precyzyjny i jednoznaczny. W konsekwencji na gruncie konkretnej umowy wartość opcji wyrażona w sposób właściwy dla danego przypadku przekłada się na wysokość wynagrodzenia wykonawcy.

W dokumentach zamówienia, zamawiający zobowiązany jest zapewnić możliwość jednoznacznej późniejszej wyceny opcji, opierając się na ofercie wykonawcy, szczególnie w sytuacjach, gdzie opcja dotyczy ceny. W przypadku opcji ujemnej, czyli możliwości zmniejszenia zakresu świadczenia, maksymalną wartość tej opcji należy zrównać z maksymalnym ograniczeniem świadczenia przez wykonawcę.

Szacowanie wartości zamówienia z prawem opcji

Artykuł 31 ust. 2 p.z.p. wprost wskazuje, że przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień. Przepisy nie rozróżniają wartości opcji i wartości przedmiotu zamówienia bez uwzględnienia opcji, natomiast pamiętać należy o rozróżnieniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia od szacunkowej wartości zamówienia. Należy o tym pamiętać, zwłaszcza że często kwota podawana przed otwarciem ofert jest odzwierciedleniem kwoty z szacowania, chociaż przepisy ustawy PZP zezwalają by odbiegała ona od szacunków. Zatem kwota przeznaczona na realizację zamówienia może być zarówno wyższa, jak i niższa od kwot szacunkowych. Na potrzeby ustalenia wartości zamówienia zamawiający jest zobowiązany przyjąć świadczenie wykonawcy w maksymalnym dopuszczonym umową zakresie. W przypadku tzw. opcji dodatniej (np. umożliwienie zamówienia dodatkowego świadczenia na podstawie jednostronnego oświadczenia zamawiającego) przy ustalania wartości zamówienia należy przyjąć, że zamawiający wykona opcję w całości. Odnosząc się natomiast do przypadku opcji ujemnej (czyli możliwości zmniejszenia zakresu świadczenia) należy założyć, że zamawiający z opcji nie skorzysta. Wskazać też należy, że w niektórych przypadkach opcja może nie mieć wpływu na wartość zamówienia (tak dzieje się np. w przypadku umowy sprzedaży opcja, która wyłącznie wydłuża termin na wezwanie do dostarczenia i dostarczenie przedmiotu zamówienia).

Więcej informacji na temat korzystania z opcji w zamówieniach publicznych znajdziesz w programie LEX Zamówienia Publiczne. Znajdziesz tam m.in. nagranie oraz pozostałem materiały ze szkolenia online "Prawo opcji w zamówieniach publicznych" - które poprowadziła mec. Joanna Martyniuk-Placha. Interesującym źródłem wiedzy na temat opcji w zamówieniach publicznych okaże się również komentarz praktyczny autorstwa Konrada Różowicza pt.: "Klauzule dotyczące prawa opcji w zamówieniach publicznych". Poza powyższymi materiałami zawsze pomocna może okazać się bogata baza pytań i odpowiedzi, wśród której m.in.:

Podział majątku wspólnego małżonków

Mateusz Widziński

Product Manager

Tagi:

zamówienia publiczne