Jak przeprowadzić postępowanie wyjaśniające z ustawy o ochronie sygnalistów?
Postępowanie wyjaśniające jako działanie następcze w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów jest kluczowym elementem procesu zapobiegania naruszeniom prawa. Umożliwia zarówno gruntowne zbadanie sytuacji, jak i identyfikację oraz ochronę jej uczestników. Żeby przebiegło sprawnie i skutecznie, trzeba jednak zadbać o staranny plan i wysoką organizację.
Skutkiem postępowania wyjaśniającego może być wszczęcie kontroli, zgłoszenie naruszenia prawa do odpowiedniego organu, a nawet wniesienie oskarżenia. Dlatego tak ważne jest, aby przeprowadzić je kompleksowo. Zapoznaj się z tekstem i sprawdź czy postępowanie wyjaśniające w Twojej organizacji obejmuje wszystkie kroki wymagane przez ustawę o ochronie sygnalistów (dalej: u. o. s.) i dobre praktyki.
Cel postępowania wyjaśniającego wynikającego ze zgłoszenia sygnalisty
Celem postępowania wyjaśniającego jest zebranie dowodów i informacji otrzymanych w zgłoszeniu wewnętrznym, weryfikacja ich prawdziwości, identyfikacja naruszeń oraz dobór działań naprawczych. Priorytetem jest zapewnienie dyskrecji i bezpieczeństwa danych osobowych sygnalistów oraz osób wobec którym postępowanie jest prowadzone. Istotne jest również zapewnienie sprawności procesowi - podmiot prawny zobowiązany jest w ciągu 3 miesięcy przekazać sygnaliście informację zwrotną o działaniach następczych.
Na jednostce zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 6 u. o. s. ciąży obowiązek podjęcia działań następczych z należytą starannością. Należy do nich weryfikacja informacji, dalsza komunikacja z sygnalistą, wystosowanie informacji zwrotnej i inne - katalog działań nie jest zamknięty.
Przebieg postępowanie wyjaśniającego
Przebieg postępowania wyjaśniającego powinien być skrojony pod dane zgłoszenie naruszenia prawa. Są jednak pewne elementy, które powinny być powtarzalne, niezależnie od rodzaju i trybu wpłynięcia zgłoszenia.
Przebieg postępowania wyjaśniającego | |
Krok 1. Weryfikacja zgłoszenia | Po wpisie do rejestru oraz potwierdzeniu jego przyjęcia, zgłoszenie musi zostać zweryfikowane w celu skategoryzowania naruszenia, jakiego dotyczy. Na tej podstawie określane jest również, czy istnieją przesłanki do prowadzenia działań następczych. |
Krok 2. Opracowanie planu postępowania | Plan działania powinien uwzględniać zaangażowane strony, kluczowe informacje oraz środki zabezpieczające dowody na czas postępowania. |
Krok 3. Realizacja działań następczych | Rodzaje działań następczych do podjęcia łączą się bezpośrednio z rodzajem naruszeń, jakie były przedmiotem zgłoszenia. Wśród nich miejsce zajmują również alternatywne metody rozwiązywania sporów, takie jak mediacja, arbitraż czy negocjacje. |
Krok. 4. Zakończenie postępowania wyjaśniającego | Kończąc postępowanie należy zweryfikować czy wykonano wszystkie działania wymagane przez ustawę np. czy odnotowano wszystkie dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Może pomóc w tym checklista. |
Krok 5. Sporządzenie raportu końcowego | Raport końcowy to fakultatywna część postępowania wyjaśniającego. Powinien uwzględniać przede wszystkim podsumowanie ustalonych faktów oraz ocenę zgłoszenia - jego zasadność lub bezzasadność. Ideą jest wyciągnięcie produktywnych wniosków ze zgłoszenia i zachowanie ich w organizacji. Nie jest to wymagane, ale korzystne dla podmiotu, żeby zachować rekomendacje i wskazówki w tego typu sprawach na przyszłość. |
Zakończenie postępowania wyjaśniającego
Postępowanie wyjaśniające powinno zakończyć się raportem końcowym, w którym podsumuje się wszystkie działania podjęte w ramach rozpatrywania danego zgłoszenia. Taki raport powinien obejmować zwłaszcza takie informacje jak:
- Stan faktyczny, czyli co było przedmiotem zgłoszenia, z uwzględnieniem np. działu przedsiębiorstwa w jakich doszło do potencjalnego naruszenia prawa oraz terminu jego wystąpienia.
- Dowody, czyli jakie informacje udało się uzyskać celem potwierdzenia lub odrzucenia występowania naruszenia, np. dokumenty, nagrania itp.
- Wynik postępowania, czyli stwierdzenie czy naruszenie wystąpiło oraz w jakim zakresie.
- Zalecenia, czyli czy należy podjąć dodatkowe kroki prawne, np. zgłosić sprawę właściwym organom.
Poza raportem warto zweryfikować, czy sygnaliście zostały udzielone wszelkie informacje zwrotne o wykonanych czynnościach i rezultacie postępowania wyjaśniającego. Ponadto warto rozważyć ewentualne przeprowadzenie działań naprawczych, które pozwolą uniknąć zdarzenia niepożądanego w przyszłości.
Jeżeli zastanawiasz się nad tym jak prowadzić skuteczną komunikację z sygnalistą podczas postępowania wyjaśniającego albo jakie są metody zbierania i analizowania dowodów, zapisz się na specjalne szkolenie.
Milena Frączek
Dział Zarządzania Produktami
Julia Magulska
Dział Zarządzania Produktami
