PPK: Po dużych i średnich firmach przyjdzie czas na pozostałych

Zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 2215 ze zm.), od początku 2020 roku obowiązek stosowania jej przepisów dotyczących finansowania i dokonywania wpłat do PPK, mają podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób. Stan ten należy ustalić na dzień 30 czerwca 2019 r. Po dużych firmach, zatrudniających co najmniej 250 pracowników, to kolejna grupa pracodawców, która musi dołączyć do pracowniczych planów kapitałowych. Potem (tj. od 1 lipca br.) czas przyjdzie na mniejsze firmy, zatrudniające (według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.) co najmniej 20 pracowników, a od 1 stycznia 2021 r. – na pozostałych. Czas, który pozostaje im na przygotowanie się do wdrożenia PPK w swojej firmie tylko z pozoru wydaje się długi. Biorąc zaś pod uwagę fakt, iż będzie dotyczył coraz mniejszych firm, to może się okazać niewystarczający biorąc pod uwagę zakres obowiązków, które zostały nałożone na pracodawców.
"Całą odpowiedzialność za wdrożenie PPK ustawodawca przerzucił na pracodawców. Do tego są one nieproporcjonalne do wielkości firmy. Prowadzę kancelarię prawną i zatrudniam jednego aplikanta radcowskiego, dla którego będę musiał zrealizować takie same obowiązki ustawowe, jakie spoczywały na dużych przedsiębiorstwach zatrudniających co najmniej 250 osób" – mówi prosząc o anonimowość radca prawny z centralnej Polski.
Jakie to obowiązki?  W programie LEX Kadry eksperci z zakresu prawa pracy odpowiadają na pytania użytkowników i udzielają praktycznych porad. Pytania możesz zadawać e-mailem lub telefonicznie. Dzięki obu rozwiązaniom możesz szybko uzyskać odpowiedź wraz z uzasadnieniem i odwołaniem do podstawy prawnej.Dowiedz się więcej

Zadania pracodawców

Przede wszystkim przedsiębiorcy jako pracodawcy muszą wybrać reprezentację pracowników oraz przygotować sposób komunikowania się, bo pracownicy będą mieli wiele pytań o pracownicze plany kapitałowe.
Przedsiębiorcy muszą też przygotować dokumentację wewnętrzną i wzory dokumentów, którymi będą się posługiwać w relacjach z pracownikami.
Przede wszystkim jednak firmy powinny pomyśleć o szkoleniach technicznych z tego, jak prowadzić PPK, gdzie są pułapki i co należy robić. To pierwsza rzecz, o jaką powinni zadbać pracodawcy zaraz po wyborze instytucji finansowej. Druga to przygotowanie procedury compliance, czyli procedury opisującej, jak funkcjonuje PPK w ich przedsiębiorstwie, kto za co odpowiada, gdzie przekazuje się informacje i gdzie się przekazuje dokumenty.
Taka procedura ułatwi działanie PPK w firmie oraz pozwoli ustalić odpowiedzialność za ewentualne naruszenia obowiązków.
Temu powinny też towarzyszyć nowe zakresy obowiązków dla osób, które w firmie mają się zajmować PPK. Przykładowo, jeśli dana osoba zajmuje się rozliczeniami, to w zakresie swoich obowiązków powinna mieć rozliczenia wpłat PPK. Z kolei jej kierownik powinien mieć wpisany do swoich obowiązków nadzór nad prawidłowością rozliczeń.
Może to dotyczyć zarówno dyrektora HR, jak i dyrektora finansowego, który też może mieć jakąś odpowiedzialność w tym zakresie. O to warto zadbać zawczasu, podobnie jak i zawczasu trzeba zatroszczyć się o odpowiednie narzędzia. Dlatego firma powinna zdecydować, kto będzie ponosić odpowiedzialność za funkcjonowanie PPK: dyrektor finansowy (główny księgowy) przedsiębiorstwa czy dyrektor kadr (działu HR). W mniejszych firmach obowiązki jednego i drugiego pełnić może księgowa i to ona w takim przypadku powinna mieć odpowiednio skonstruowany zakres obowiązków.

Nie wszystko wolno zrobić przed datą obowiązkowego wdrożenia PPK

Ale uwaga! Chcąc zdążyć na czas z wdrożeniem programu w swojej firmie, przedsiębiorcy nie wolno podjąć pewnych kroków przed datą wdrożenia PPK, jak chociażby podpisać porozumienie z wybraną instytucją finansową. Ponieważ formalnie podpisanie porozumienia powinno nastąpić po tej dacie. Wcześniejsze podpisanie go będzie skutkowało brakiem podstawy prawnej.
Przedsiębiorcy powinni też bardzo uważnie czytać umowy, jakie zawierają z instytucją finansową odnośnie PPK. Ponieważ instytucje finansowe w tych umowach nakładają na przedsiębiorców cały szereg dodatkowych obowiązków. Te zapisy trzeba znaleźć w umowach i je przeanalizować.

Outsourcing nie zwalnia z odpowiedzialności

Mali przedsiębiorcy powinni też pamiętać o tym, że outsourcing kadr czy płac nie zwalnia ich jako pracodawcy z odpowiedzialności dotyczącej pracowniczych planów kapitałowych. Warto więc zadbać o uregulowanie tej kwestii w umowie z biurem rachunkowym, które obsługuje firmę.

Grażyna J.Leśniak

Redaktor serwisu prawo.pl