Standardy ochrony małoletnich a RODO

Od 15 sierpnia 2024 r. organy kontrolne mogą egzekwować wdrożenie tzw. standardów ochrony małoletnich (SOM) w podmiotach, w których działalność w jakimkolwiek stopniu wiąże się z pracą z dziećmi albo w których przebywają lub mogą przebywać małoletni. Nieodłącznym elementem prawidłowego wdrożenia tych standardów jest także zadbanie o właściwą ochronę danych osobowych dzieci, jak również personelu w podmiocie zobowiązanym do wdrożenia SOM-ów.

Czym są standardy ochrony małoletnich i jakie podmioty obejmują? 

15 lutego 2024 r. w życie weszła tzw. ustawa Kamilka, która znowelizowała ustawę z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Wprowadziła ona obowiązek tworzenia tzw. standardów ochrony małoletnich (SOM), czyli zbioru zasad zapewniających bezpieczne środowisko dla małoletnich w podmiotach, w których działalność w jakimkolwiek stopniu wiąże się z pracą z dziećmi albo w których przebywają lub mogą przebywać małoletni.

SOM-y obejmują stworzenie m.in.:

• zasad bezpiecznych relacji między małoletnimi a personelem placówki (w tym określenie zachowań niedozwolonych w takich relacjach);
• procedur interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia małoletniego;
• zasad dokumentowania i przechowywania ujawnionych i zgłoszonych incydentów zagrażających dobru małoletniego.

SOM-y powinny być udostępnione na stronie internetowej podmiotu oraz wywieszone w ogólnodostępnym, widocznym miejscu w lokalu i aktualizowane co najmniej raz na dwa lata.

Podmiotami zobowiązanymi do wdrożenia standardów ochrony małoletnich są m.in.:

• przedszkola, szkoły, schroniska młodzieżowe;
• poradnie psychologiczno-pedagogiczne;
• placówki ochrony zdrowia;
• hotele;
• ośrodki sportowe;
• instytucje kultury (np. biblioteki, muzea);
• placówki o charakterze religijnym;
• ośrodki resocjalizacyjne.

Weryfikacja niekaralności osób pracujących z małoletnimi

Jednym z warunków odpowiedniego realizowania SOM-ów jest zadbanie o to, aby osoby odpowiedzialne za pracę z małoletnimi lub opiekę nad nimi, były osobami niekaranymi. Pracodawcy i organizatorzy działalności związanej z opieką nad małoletnimi mają możliwość weryfikacji niekaralności pracowników i osób współpracujących w innych formach (np. umowa zlecenia, wolontariat).

Zatrudniane osoby muszą zostać sprawdzone przez pracodawcę lub organizatora działalności w:

• Rejestrze z dostępem ograniczonym;
• Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Osoby, które w ramach stosunku pracy lub danej działalności, faktycznie wykonują czynności związane z szeroko rozumianym wychowaniem czy opieką nad małoletnimi, muszą przedstawić pracodawcy lub organizatorowi działalności tzw. „informację o karalności”, czyli zaświadczenie pozyskane z Krajowego Rejestru Karnego (w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego).

Weryfikacja następuje przed nawiązaniem stosunku pracy lub dopuszczeniem do działalności związanej z opieką nad małoletnimi. Weryfikacja nie działa wstecz - na nowych zasadach jest obowiązkowa wobec osób zatrudnionych od 15 lutego 2024 r. Nowe regulacje nie przewidują powtarzania procedury weryfikacji w trakcie trwania umowy o pracę lub wykonywania działalności.

Retencja danych osobowych personelu

Administrator danych (pracodawca lub organizator) jest zobowiązany do przechowywania danych osobowych przez okres, który jest niezbędny do realizacji celu przetwarzania. I chociaż w przepisach ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich brakuje wskazania okresów retencji, to administrator danych jest zobowiązany do ustalenia ich w inny sposób - odwołując się chociażby do innych przedmiotowych regulacji.

W przypadku pracowników będą to regulacje dotyczące przechowywania akt osobowych (tutaj okres retencji wynosi  50 lat - w przypadku stosunku pracy nawiązanego do 31 grudnia 2018 r. lub 10 lat w odniesieniu do osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.). Zaś w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej, zastosowanie znajdą regulacje dotyczące rachunkowości (okres retencji wynosi 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dowód księgowy).

Więcej w LEX Ochrona Danych Osobowych

Jeśli szukasz szczegółowych informacji o tym, jak odpowiednio zadbać o ochronę danych osobowych w procesie realizacji standardów ochrony małoletnich, znajdziesz je w nowym komentarzu praktycznym "Pozyskiwanie, przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych w związku z ochroną małoletnich – problemy ze stosowaniem nowych regulacji", autorstwa dr Joanny Łukaszyk, prawniczki, specjalistki w zakresie ochrony danych osobowych.

Oprócz wspomnianego wyżej komentarza, w LEX ODO znajdziesz także eksperckie publikacje dotyczące :

• obowiązku przedkładania informacji o niekaralności w kontekście nauczycielskich stosunków pracy;
• obowiązku pracodawców dotyczące weryfikacji niekaralności osób zatrudnianych do pracy z dziećmi.

W LEX Ochrona Danych Osobowych dostępne są także niezbędne wzory dokumentów wspomagające wdrożenie i realizację w praktyce SOM-ów (ze szczególnym naciskiem na obowiązki związane z właściwą ochroną danych osobowych), takie jak:

• procedura (polityka) postępowania w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich;
• rejestr czynności przetwarzania w związku z wprowadzeniem standardów ochrony małoletnich; 
• analiza ryzyka dla procesu pozyskiwania informacji z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym;
• ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) dla procesu pozyskiwania informacji z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym; 
• zasady bezpiecznej rekrutacji personelu w placówce medycznej oraz wzór oświadczenia o niekaralności;
• zasady bezpiecznego korzystania z Internetu i urządzeń elektronicznych w podmiocie medycznym; 
• oświadczenie o braku rejestru karnego lub możliwości uzyskania zaświadczenia (art. 21 ust. 7 ustawy z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich); 
• oświadczenie o zamieszkaniu za granicą (art. 21 ust. 5 ustawy z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich). 

Więcej informacji o LEX Ochrona Danych Osobowych znajdziesz TUTAJ.

Alicja Plichta

Product Manager

LEX Ochrona Danych Osobowych

Tagi:
• LEX Ochrona Danych Osobowych