Jak oszacować wartość zamówienia publicznego?

Właściwe ustalenie szacunkowej wartości zamówienia publicznego jest jedną z pierwszych czynności w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, która ma kluczowe znaczenie dla wyboru procedury udzielenia tego zamówienia i daje zamawiającemu odpowiedź na to, czy do stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710) - dalej PZP  jest on w ogóle zobowiązany.

Poza tym odpowiednie oszacowanie wartości zamówienia zapewnia transparentność, uczciwość i konkurencyjność w procesie udzielania zamówień publicznych, a błędy poczynione przez zamawiającego na tym etapie mogą skutkować postawieniem zarzutów przez organy kontrolujące, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, a także nałożeniem korekt finansowych nawet do 100% wartości udzielonego dofinansowania.

Na czym polega szacowanie wartości zamówienia?

Zasady dotyczące szacowania wartości zamówienia określone zostały w Rozdziale 5 Działu I PZP, tj. w art. 28-36 PZP . Zgodnie z art. 28 PZP, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością, przez którą - zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie cywilnym  - należy rozumieć staranności ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, przy uwzględnieniu charakteru prowadzonej działalności.

Zamawiający muszą pamiętać także o tym, że nie mogą, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia, oraz nie mogą dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Dzielenie zamówienia na części

Jakkolwiek ustawa zabrania, co do zasady, dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów PZP, to zamawiający może udzielić zamówienia dzieląc je na części. W takim przypadku zamawiający szacując wartość zamówienia decyduje o tym, czy przewidywane zamówienia są w istocie odrębnymi zamówieniami, czy też jednym zamówieniem (ale podzielonym na części lub udzielanym w częściach), którego wartością szacunkową jest łączna wartość wszystkich części.

Kryteria tożsamości zamówienia

Zamawiający podchodząc do szacowania wartości zamówienia musi odpowiedzieć sobie na pytanie czy ma do czynienia z jednym, czy też z kilkoma zamówieniami. Aby otrzymać odpowiedź na takie pytanie, jest on zobowiązany do przeprowadzenia badania w oparciu o tzw. kryteria tożsamościowe. Zamawiający ma do czynienia z jednym zamówieniem, jeżeli w stosunku do przedmiotu zamówienia, kryteria tożsamości zostaną spełnione łącznie. Kryteriami tożsamości, o których mowa są:

• tożsamość przedmiotowa - mówimy o niej, jeżeli możliwe jest wyodrębnienie nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość;
• tożsamość podmiotowa - ma miejsce, gdy zachodzi możliwość realizacji zamówienia przez jednego wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą w danej branży
• tożsamość czasowa - zachodzi, gdy można przewidzieć pełny zakres zamówień nabywanych w znanej mu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego.

Termin ustalenia wartości zamówienia

Ustawodawca w ustawie wskazał terminy w jakich należy dokonać ustalenia wartości zamówienia, których przekroczenie narusza nakaz ustalenia przez zamawiającego wartości zamówienia z należytą starannością. Zgodnie z treścią art. 36 PZP ustalenia wartości zamówienia dokonuje się:

• nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi,
• nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Jeżeli zamawiającemu nie uda się wszcząć postępowania z zachowaniem konkretnego terminu, właściwego dla danego przedmiotu zamówienia, powinien dokonać aktualizacji oszacowania wartości lub ponowienia czynności szacowania. Tak samo zamawiający ma obowiązek zmiany wartości zamówienia, jeżeli po ustaleniu wartości nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane wcześniej ustalenie - taka sytuacja będzie miała miejsce np. w przypadku zmiany cen lub zakresu przedmiotu zamówienia.

Zamawiający muszą też pamiętać o tym, że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

Więcej na temat szacowania wartości zamówienia dowiesz się z LEX Zamówienia Publiczne, w którym znajdziesz m.in. komentarz praktyczny Szacowanie wartości zamówienia publicznego i konkursu w nowym PZP autorstwa Małgorzaty Stręciwilk, w którym omówiono najważniejsze kwestie dotyczące szacowania wartości zamówienia publicznego i konkursu w PZP. Ponadto w LEX Zamówienia Publiczne dostępne jest nagranie oraz materiały ze szkolenia online Nowe PZP – szacowanie wartości zamówienia publicznego, które poprowadziła Ewa Wiktorowska.

Tagi:
• zamówienia publiczne