Ostatni moment na zawarcie umowy z biegłym rewidentem

Chociaż do badania sprawozdań finansowych zostało jeszcze kilka miesięcy to już teraz należy pomyśleć o dokonaniu wyboru firmy audytorskiej. Warto pamiętać, iż umowa musi zostać podpisana przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Nie zawsze też długość umowy z biegłym rewidentem jest dowolna. Przepisy wprowadzają ograniczenia w przypadku jednostek zobowiązanych do obligatoryjnego badania sprawozdań oraz jednostek zaufania publicznego.

Biegły rewident musi uczestniczyć w inwentaryzacji

Jednostki, których rok obrotowy jest równy z rokiem kalendarzowym powinny pamiętać, że praca biegłego rewidenta zaczyna się na długo przed sporządzeniem sprawozdania finansowego. O zawarciu umowy na badanie sprawozdania finansowego trzeba pomyśleć jeszcze przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Jest to ważne, ponieważ biegły rewident musi mieć możliwość udziału w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych jednostki. A jak stanowią przepisy ustawy o rachunkowości inwentaryzację można rozpocząć już od 1 października. Jeżeli zatem jednostka nie dokonała jeszcze wyboru biegłego rewidenta to powinna wstrzymać się z rozpoczęciem inwentaryzacji do zakończenia tego procesu. Naruszenie tych przepisów może nieść dla jednostki poważne konsekwencje. W takiej sytuacji biegły rewident może, a nawet powinien potraktować to jako ograniczenie zakresu badania, wyrażając opinię z zastrzeżeniem lub nawet odstępując od wydania opinii w sprawozdaniu z badania.

Umowa na rok czy dłużej?

Długość zawieranej z biegłym rewidentem umowy nie zawsze jest dowolna. W przypadku gdy jednostka jest zobowiązana do badania swojego sprawozdania rocznego przepisami ustawy o rachunkowości pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego musi zostać zawarta z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Warto zwrócić uwagę, iż chodzi tu pierwszą umową zawieraną z daną firmą audytorską. W konsekwencji, jeżeli jednostka podpisuje kolejną umowę z firma audytorską, która w poprzednich latach badała jej sprawozdania, to może ją zawrzeć na rok. Dopiero zmiana dotychczasowej firmy audytorskiej, czyli podpisanie pierwszej umowy o badanie z nową firmą audytorską, spowoduje konieczność zawarcia umowy o badanie na co najmniej dwuletni okres z możliwością jej przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy.

Obostrzenia te nie mają zastosowania do jednostek, które przeprowadzają badanie sprawozdania dobrowolnie.

Co ważne, nie zawsze umowy mogą być przedłużane w nieskończoność. W przypadku jednostek zainteresowania publicznego maksymalny czas nieprzerwanego trwania zleceń badań ustawowych przeprowadzanych przez tę samą firmę audytorską lub firmę z nią powiązaną nie może przekraczać 5 lat.

Kiedy można rozwiązać umowę?

Decyzja o wyborze firmy audytorskiej i zawarciu z nią umowy powinna być podejmowana z rozwagą, gdyż jej rozwiązanie nie jest takie proste. Jest możliwe jedynie w sytuacji zaistnienia uzasadnionych podstaw, które zostały określone w ustawie o rachunkowości. Za uzasadnioną podstawę uznaje się w szczególności:

1. wystąpienie zdarzeń uniemożliwiających spełnienie wymagań określonych przepisami prawa dotyczącymi przeprowadzenia badania, zasadami etyki zawodowej, niezależności lub krajowymi standardami wykonywania zawodu;
2. niedotrzymanie warunków umowy innych niż skutkujące możliwością wyrażenia opinii z zastrzeżeniami, opinii negatywnej lub odmowy wyrażenia opinii;
3. przekształcenia, zmiany właścicielskie, zmiany organizacyjne uzasadniające zmianę firmy audytorskiej lub nieprzeprowadzenie badania.

Rola biegłego rewidenta

Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta jest często postrzegane jako dodatkowe obciążenie, który należy spełnić, a sam biegły rewident, jako osoba, która przychodzi do firmy, żeby wytknąć jej błędy i nadużycia. Warto jednak spojrzeć na ten obowiązek z innej perspektywy. Biegły rewident może być bowiem dla firmy nie tylko audytorem, ale również doradcą. Warto skorzystać z jego wszechstronnej wiedzy o rachunkowości, podatkach i regulacjach prawnych obowiązujących przedsiębiorstwa. A także z jego doświadczenia w wykrywaniu błędów popełnianych przez przedsiębiorców oraz identyfikacji ryzyk związanych z daną branżą.

Jak zatem dokonać wyboru firmy audytorskiej, aby nie tylko wypełnić obowiązki wynikające z ustawy, ale jeszcze dodatkowo uzyskać wsparcie eksperta, nie tylko w kwestii poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale również biznesu? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poradniku Jak wybrać firmę audytorską?, który wyjaśnia:

• w jakim terminie wybrać firmę audytorską,
• jaki organ powinien tego dokonać i w jaki sposób,
• czym kierować się przy wyborze firmy audytorskiej i biegłego rewidenta,
• jak uzyskać informacje przydatne do podjęcia decyzji o wyborze firmy audytorskiej,
• kto powinien zawrzeć umowę z firmą audytorską,
• jakie zapisy warto umieścić w umowie o badanie.

Magdalena Stankiewicz
redaktor naczelna działu finanse i kadry