Wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu

Jednym ze sposobów wszczęcia postępowania administracyjnego jest wszczęcie postępowania z urzędu. Organ wszczynający postępowanie z urzędu powinien przestrzegać swojej właściwości i działać w granicach przyznanych mu uprawnień. Organ ma również obowiązek sprawdzenia, czy możliwe będzie prowadzenie jednego postępowania w odniesieniu do kilku spraw.

Jak wskazuje Tomasz Lewandowski w "Wszczęcie postępowania z urzędu", postępowanie może być wszczęte tylko w sprawie indywidualnej, a więc załatwianej w formie decyzji administracyjnej.

Przyczyny wszczęcia postępowania z urzędu

Tomasz Lewandowski podkreśla, że aby organ mógł wszcząć postępowanie administracyjne, musi zaistnieć ku temu powód, przyczyna, która w świetle przepisów prawa może skutkować wszczęciem postępowania. Informację na temat konieczności zainicjowania takiego postępowania można powziąć z każdego źródła, w tym m.in. z:

• własnych informacji,
• telewizji,
• radia,
• podania przekazanego przez inny organ,
• inicjatywy organu nadzoru,
• inicjatywy sądu,
• kontroli wewnętrznej,
• anonimu, itp.

Ponadto nawet jeśli organ uzna, że z wnioskiem o wszczęcie postępowania wystąpił podmiot nielegitymujący się przymiotem strony, a nadto postępowanie to może zostać wszczęte tylko z urzędu, to i tak organ ten może wszcząć postępowanie z urzędu, choć tak naprawdę wiadomość o błędach w przeprowadzonym postępowaniu czy konieczności zainicjowania nowego postępowania powziął w związku z wnioskiem złożonym przez nieuprawniony podmiot.

Zawiadomienie stron postępowania

Podstawowym obowiązkiem organu administracyjnego prowadzącego postępowanie jest ustalenie wszystkich osób, które mają interes prawny w rozstrzygnięciu sprawy, a następnie zawiadomienie tych osób o wszczęciu postępowania.

Organ ma obowiązek zapewnienia wszystkim stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania.

Zawiadomienie stron będzie przybierać różną formę w zależności od przepisów, które w danej sprawie będą miały zastosowanie; może więc to być np.

• dowolna pierwsza czynność organu na zewnątrz,
• zawiadomienie,
• postanowienie,
• publiczne zawiadomienie o wszczęciu postępowania.

Zgoda strony na kontynuowanie postępowania

W sytuacji, w której organ uzna, że postępowanie może zostać wszczęte tylko na wniosek strony, jednak zachodzą przesłanki dotyczące szczególnie ważnego interesu strony, ma prawo do wszczęcia postępowania z urzędu. Organ, z chwilą dokonania pierwszej czynności na zewnątrz, musi jednak wystąpić o zgodę strony na kontynuowanie postępowania.

Oświadczenie woli strony musi być:

• wyraźne,
• jednoznaczne,
• wyrażone na piśmie bądź złożone ustnie do protokołu,
• podpisane przez stronę.

Brak reakcji strony (np. brak jakiejkolwiek odpowiedzi) oznacza brak zgody na kontynuowanie postępowania.

Występując do strony o zgodę na prowadzenie postępowania administracyjnego organ powinien, w związku z tym, że jest to pierwsza czynność skierowana do strony, przekazać jej informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych. Chodzi o informacje, które wskazane zostały w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.). Wyjątek stanowi sytuacja, w której strona posiada wskazane informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.

Data wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu

Przepisy nie regulują momentu wszczęcia postępowania z urzędu. Przyjmuje się, że postępowanie zostaje wówczas wszczęte z chwilą podjęcia przez organ pierwszej czynności, o której strona została zawiadomiona.

Zasada ta obowiązuje także w tych postępowaniach, które toczą się z urzędu, ale na skutek inicjatywy podmiotów na prawach strony.

Korespondencja wewnętrzna pomiędzy organami nie skutkuje wszczęcia postępowania.

Czynności przygotowawcze zmierzające do ustalenia, czy postępowanie ma być wszczęte, również nie oznaczają wszczęcia postępowania.

Znacznie więcej informacji związanych z przebiegiem przedmiotowego postępowania znajdziesz we wspomnianej procedurze: "Wszczęcie postępowania z urzędu"  

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat samych procedur, zobacz krótki film   opisujący tę kategorię dokumentów.