Wydatki inwestycyjne w jednostkach samorządu terytorialnego - na co uważać

Wydatki inwestycyjne w jednostkach często są mylnie rozumiane jako jedynie nakłady finansowe lub rzeczowe ponoszone przez jednostki na stworzenie nowych środków trwałych. Tymczasem zaliczają się do nich także wydatki na ulepszenie (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja lub modernizacja) istniejących obiektów majątku trwałego, a także nakłady na tzw. pierwsze wyposażenie inwestycji.

Na gruncie klasyfikacji budżetowej, właściwego planowania wydatków na te cele rodzi się wiele wątpliwości, z którymi na co dzień stykają się księgowi jednostek sektora finansów publicznych. Nietrudno o pomyłki, które prowadza do nieprawidłowości wykazywanych podczas kontroli RIO i innych organów kontrolujących JST.

Skąd biorą się problemy w ustalaniu wydatków jednostkach

Właściwe planowanie i rozliczanie nakładów na wydatki inwestycyjne w samorządach jest powszechnym problemem. Brakuje jasnych wytycznych, przepisy są dość ogólne i niejednoznaczne. Skarbnicy opierają się często na opiniach RIO, czy orzecznictwie oraz na interpretacji przepisów. Wszystko to rodzi szereg nieprawidłowości, do których może dojść na każdym etapie prac ewidencyjnych.

Organy kontrolne podczas prowadzonych audytów zwracają uwagę na najczęstsze błędy związane z: kwalifikowaniem wydatków do nakładów inwestycyjnych, w tym nakładów na ulepszenie środków trwałych; ulepszenie a remont środków trwałych; źródłami finansowania inwestycji w jednostkach budżetowych; wydatkami inwestycyjnymi w klasyfikacji budżetowej; pierwszym wyposażeniem finansowanym ze środków inwestycyjnych; ewidencją nakładów inwestycyjnych i rozliczeniami ich efektów oraz powiązaniem kont księgowych ze sprawozdawczością budżetową i finansową a także właściwe klasyfikowanie według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Nieprawidłowości w obrębie wydatków majątkowych

W jednostkach samorządu terytorialnego ważną kategorią w obszarze wydatków inwestycyjnych są wydatki majątkowe. Obejmują one wydatki inwestycyjne (w tym zakupy inwestycyjne) jednostek budżetowych oraz dotacje celowe przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji konkretnych inwestycji oraz wydatki na zakup i objęcie akcji oraz wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego. Podstawą do dokonywania wydatków jest plan wydatków, który wynika z uchwały budżetowej, a którego pozycje stanowią nieprzekraczalny limit. W przypadku nieuchwalenia budżetu (nie dłużej niż do dnia 31 marca roku budżetowego), podstawą zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków są limity z projektu budżetu. Udział wydatków bieżących i majątkowych w ogólnej kwocie wydatków wskazuje na konsumpcyjne, bądź prorozwojowe kierunki działania samorządów. Limity budżetu na wydatki mają, co do zasady charakter limitów rocznych. Wyjątek od powyższego stanowi możliwość uchwalenia limitów na wydatki wieloletnie oraz tzw. wydatki niewygasające.

W obrębie wydatków majątkowych, ich właściwego gospodarowanie mogą się pojawić nieprawidłowości, jak niewłaściwe planowanie zadań inwestycyjnych, źródeł ich finansowania, ewidencjonowania poniesionych kosztów związanych z prowadzonymi zadaniami inwestycyjnymi, a także nieprawidłowe realizowanie zadań inwestora oraz wykonawcy, do których można zaliczyć np. zaniżoną lub zawyżoną ocenę wykonania analizy celowości i racjonalności zadania inwestycyjnego, prawidłowość tworzenia oraz wykonywania umów na realizację zadań inwestycyjnych oraz prawidłowość prowadzenia dokumentacji i ewidencji księgowej. Ponadto, realizacja zadań inwestycyjnych obejmuje także wydatki związane z finansowaniem bądź współfinansowaniem projektów inwestycyjnych ze środków UE, a w szczególności, prawidłowość stosowania ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych, gdzie najczęstszą nieprawidłowością jest przede wszystkim nieprawidłowe stosowanie lub brak stosowania przepisów ustawy o finansach publicznych, Prawa zamówień publicznych oraz ustawy o rachunkowości.

Nieprawidłowości dotyczące wydatków inwestycyjnych

Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami, inwestycje, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości - dalej: u.o.r. – są to środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia. Środkami trwałymi w budowie są środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Ich wartość obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę w okresie przystosowania i ulepszenia (oraz budowy i montażu) – do dnia przyjęcia danego środka trwałego do używania lub do dnia bilansowego. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 16 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 u.o.r. Na tym gruncie powstaje najczęstsza nieprawidłowość w jednostkach sektora finansów publicznych jest kwestia tego co zaliczyć do wartości początkowej takiego środka trwałego w budowie.

Warto przy tym podkreślić, co nie jest inwestycją?

Inwestycjami nie są wydatki związane z ogłoszeniem, przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem przetargów, a także koszty:

• ogólnego zarządu (np. wynagrodzenia kierownika czy księgowego uczestniczącego w realizowanej budowie),
• sprzedaży,
• pozostałych kosztów operacyjnych, a także
• wszelkie inne (np. odsetki od pożyczek) naliczone po przekazaniu środka trwałego do używania.

Remont czy ulepszenie - oto jest pytanie

Definicje remontu i ulepszenia środków trwałych są do siebie zbliżone, niestety często pojawia się problem z rozpoznaniem poszczególnych kosztów.

Trzeba pamiętać, że jeżeli jednostka poniosła nakłady na ulepszenie środka trwałego, ewidencjonowanego na koncie 011, to bez względu na wartość tych nakładów, jest to wydatek majątkowy paragraf 605.

Ale według Ministerstwa Finansów (pismo z dnia 28.08.2018 r. sygn. BP1.4102.40.2018), jeżeli czynność (usługa) wymiany części eksploatacyjnej lub elementu środka trwałego ma służyć zapewnieniu jego dalszego użytkowania, wówczas jest to wydatek bieżący, ujmowany w § 427. Jeżeli wymiana elementu środka trwałego jest ulepszeniem środka trwałego (konto 011), i nakłady są większe niż 10.000 zł, wówczas jest to inwestycja, kwalifikowana do paragrafu 605.

Zatem, wszelkie nieprawidłowości związane z wydatkami inwestycyjnymi powinny być w ramach prowadzonej działalności monitorowane przez JST i usprawniane. Każda jednostka w ramach realizowanych procesów stale analizuje dostępne możliwości rozwiązań oraz wprowadza mechanizmy i narzędzia ograniczających wystąpienie powyżej opisanych nieprawidłowości i zagrożeń dla prawidłowej oraz sprawnej realizacji zadań inwestycyjnych.

Ewelina Majewska

Product Manager

Księgowość i Podatki w Administracji

Tagi:
• LEX Księgowość