Zamówienia publiczne na usługi żywieniowe w stołówce szkolnej

Od 1 września 2022 r. szkoły podstawowe zobowiązane są do zapewnienia uczniom jednego gorącego posiłku w ciągu dnia. Realizacja tego obowiązku wymagać będzie od dyrektorów szkół lub organów prowadzących szkołę przeprowadzenia przetargu na wybór wykonawców usług lub dostaw artykułów żywnościowych.

Zapewnienie wyżywienia uczniom szkół i przedszkoli jest wyrazem opiekuńczej i profilaktycznej roli szkoły lub przedszkola. Zasada ta została wyrażona w art. 106 ustawy – Prawo oświatowe (UPO), zgodnie z którym, w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań opiekuńczych, w szczególności wspierania prawidłowego rozwoju uczniów, szkoła może zorganizować stołówkę. Korzystanie ze stołówki szkolnej jest odpłatne, a warunki korzystania z niej - w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym.

Więcej na temat opłat za korzystanie ze stołówki szkolnej, w tym kosztów ponoszonych przez rodziców uczniów znajdziesz w nagraniu ze szkolenia online: Żywienie zbiorowe w szkołach – organizacja i rozliczanie opłat.

Stołówka szkolna - obowiązek?

Z dniem 1 września 2022 r. wszedł w życie przepis art. 106a UPO, który wprowadził obowiązek zapewnienia uczniom szkół podstawowych oraz szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej, jednego gorącego posiłku w ciągu dnia i możliwość jego spożycia w czasie pobytu w szkole. Posiłek jest odpłatny i mogą korzystać z niego tylko chętni uczniowie.

W związku z tym, po stronie szkoły powstał obowiązek związany z zapewnieniem uczniom pomieszczenia (miejsca) umożliwiającego bezpieczne i higieniczne spożycie tego posiłku (stołówki) - zgodnie z art. 103 ust. 1 pkt 7 UPO. Przepisy prawa oświatowego nie zawierają definicji stołówki szkolnej, należy zatem sięgnąć do orzecznictwa w tym zakresie. Jak wyjaśnił Pan Paweł Wójcik podczas szkolenia online: Organizacja stołówki szkolnej - opłaty za żywienie a zamówienia publiczne "o prowadzeniu stołówki szkolnej możemy mówić zarówno w przypadku przygotowania i podawania posiłków przez pracowników szkoły jak i w przypadku, gdy szkoła zapewnia jedynie miejsce do spożywania przez dzieci posiłków dostarczonych w ramach cateringu".

Zatem zadanie szkoły w postaci prowadzenia stołówki może być realizowane w trzech formach:

• siłami własnymi szkoły (zaplecze i pracownicy)
• przez dowóz posiłków z zewnątrz (catering), albo
• przez zlecenie przygotowania posiłków na terenie szkoły osobie trzeciej.

Wybór podmiotu prowadzącego stołówkę a zamówienia publiczne

Szkoła jako jednostka budżetowa posiada status zamawiającego, czyli jest zobowiązana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP). W niektórych sytuacjach szkoła będzie musiała stosować tryby przetargowe do wyboru wykonawców usług czy dostaw żywieniowych. Obowiązek ten może realizować dyrektor szkoły, który jest kierownikiem zamawiającego i odpowiada za prawidłowość udzielania zamówień. Zgodnie z art. 37 PZP, organ prowadzący szkołę (np. gmina) może przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz szkoły.

Czynnikiem determinującym czy zamawiający (szkoła) będzie zobowiązany do stosowania określonej procedury z PZP, jest ustalenie wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia. To od tej wartości zależy obowiązek zastosowania jednego z konkurencyjnych trybów udzielania zamówienia publicznego określonych w ustawie PZP.

Jeśli szacunkowa wartość zamówienia przekroczy próg stosowania ustawy tj. 130.000 zł netto, to zamawiający ma do wyboru jeden z trybów określonych w ustawie, m.in.:

• Tryb podstawowy bez negocjacji (art. 275 pkt 1 PZP)
• Tryb podstawowy z możliwością negocjacji (art. 275 pkt 2 PZP)
• Tryb podstawowy z negocjacjami (art. 275 pkt 3 PZP)
• Tryb zamówienia z wolnej ręki (art. 305 PZP) 

Artykuł 2 ust. 1 PZP wskazuje, że jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130.000 zł netto, to przepisy ustawy się nie stosują, co daje zamawiającym większą swobodę w dokonywaniu zakupów.

W zamówieniach publicznych wyróżnia się trzy rodzaje zamówień: usługi, dostawy i roboty budowlane. Decyzja czy zamówienie dotyczy usługi, czy dostawy, zależy od formy realizacji obowiązku określonego w art. 106a UPO. Przy dowozie posiłków (catering) lub zleceniu przygotowania posiłków osobie trzeciej będziemy mieli do czynienia z usługą, której wartość zazwyczaj będzie przewyższała 130.000 zł netto. Natomiast realizacja obowiązku siłami własnymi szkoły oznacza zamawianie dostaw artykułów żywnościowych, gdzie wartość często nie będzie przekraczała 130.000 zł netto, a zatem przepisy PZP nie będą miały zastosowania.

Nieprzekroczenie progu stosowania PZP nie oznacza absolutnej dowolności w zakupach. Szkoła powinna postępować zgodnie z zasadami określonymi przez zamawiającego np. w wewnętrznym regulaminie udzielania zamówień publicznych (posiadanie takiego dokumentu nie jest obowiązkowe, jednak z pewnością ułatwia procedowanie), stosując art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, który nakazuje dokonywanie wydatków w sposób celowy i oszczędny oraz zapewniający terminową realizację zadań. Przepisy nie wymagają zawarcia pisemnej umowy z wykonawcą w takich przypadkach.

Jak szacować wartość zamówienia?

Ustalając wartość zamówienia na gorące posiłki dla uczniów, szkoła musi uwzględnić całkowitą wartość posiłku, obejmującą wsad do kotła oraz koszt przygotowania i dostarczenia. Ogólne zasady dot. szacowania wartości zamówienia określone zostały w art. 28-36 PZP. Zgodnie z art. 28 PZP, wartość zamówienia to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT. Istotne jest, że łączne środki, zarówno z budżetu szkoły, jak i wpłaty od rodziców, stanowią wynagrodzenie wykonawcy. Zwrócić jednak należy uwagę na fakt, że umowa zawierana jest tylko pomiędzy wykonawcą a szkołą, bez udziału rodziców uczniów jako strony umowy.

W przypadku szacowania zamówienia na dostawy artykułów żywnościowych ważne jest, aby analizować, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy odrębnymi, na podstawie kryteriów takich jak podobieństwo przedmiotowe, tożsamość czasowa i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Wartość zamówienia na podobne dostawy powinna być liczona łącznie, nawet jeśli zamówienie jest podzielone na części. Kryterium decydującym w tym przypadku jest dostępność produktów u jednego dostawcy, co oznacza, że dostawy pieczywa, mięsa, warzyw itp. mogą być szacowane oddzielnie. Więcej na ten temat przeczytasz ->Tutaj

Ustawa PZP w przypadku szacowania wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu, daje zamawiającemu możliwość wyboru okresu, który będzie służył do ustalenia wartości zamówienia. Zgodnie z art. 35 ust. 1 PZP, podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu w określonym czasie jest:

1. Rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
2. Łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

Wybierając pierwszą opcję, zamawiający powinien ustalić wartość udzielonych w okresie 12 miesięcy zamówień, powinien również sprawdzić czy prognozowana ilość zamówień na kolejny rok odpowiada tej z poprzednich 12 miesięcy oraz jak zmieniła się wartość zamawianych świadczeń. Przy drugiej możliwości należy ustalić prognozowane zapotrzebowanie na kolejny rok oraz cenę prognozowanego zakresu świadczeń. Więcej na temat szacowania wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się przeczytasz -> Tutaj i tutaj

Autorzy:

Lidia Smoktunowicz

Senior Produkt Manager

LEX Oświata

Mateusz Widziński

Product Manager

LEX Zamówienia Publiczne