Praca zdalna – wysokość kosztów uzyskania przychodu

Od 8.03.2020 r., przeciwdziałając pandemii koronawirusa, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Specustawa bardzo lakonicznie reguluje kwestie pracy zdalnej. Warto przyjrzeć się podatkowym skutkom, jakie praca zdalna przyniesienie pracownikom i pracodawcom.

Zazwyczaj praca zdalna oznacza pracę za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Swoim charakterem zbliża się zatem do telepracy, ale nią nie jest (chyba że byłaby dokonana odpowiednia zmiana umowy o pracę). Przepisy specustawy nie odsyłają one także do odpowiedniego stosowania przepisów o telepracy (zob. art. 67⁵–67¹⁷ Kodeksu pracy). Generalnie jedynie sugerują taką możliwość, nie są rozwiązaniem przymusowym.

Ważne jest miejsce zamieszkania pracownika

Pracownicy mają prawo do potrącania ryczałtowych kosztów uzyskania. Z procedury Koszty uzyskania przychodu podczas pracy zdalnej dowiesz się, jakie koszty przysługują pracownikom podczas wykonywania pracy zdalnej.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy.

Jeśli pracownik pracuje w miejscowości, w której mieszka, to zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zazwyczaj przyjmuje się, że pracownik świadczy pracę z domu.

Jeżeli podatnik otrzymuje dodatek za rozłąkę – jego otrzymywanie uniemożliwia potrącenie kosztów podwyższonych.

Aspekty wykonywania pracy zdalnej zostały także szczegółowo omówione w procedurze Praca zdalna w dobie pandemii koronawirusa.

Warto również zapoznać się z procedurą Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa, która wyjaśnia w jaki sposób pracodawca może rozliczać używanie przez pracownika własnych sprzętów do celów służbowych.

Koszty 250 zł miesięcznie

Koszty te wynoszą 250 zł miesięcznie w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.

Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – nadal nalicza się koszty zwykłe.

Koszty 300 zł miesięcznie

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy wynoszą 300 zł miesięcznie w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jeżeli pracodawca nie potrącał kosztów podwyższonych, a pracownik ma do nich prawo, może potrącić je samodzielnie w zeznaniu rocznym.

Przejście na pracę zdalną oznacza, że przeciwnik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonywał wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane koszty podwyższone. Jeżeli jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy (klienta, urzędu itp.), oznaczałoby to wyjazd poza miejsce pracy, a tym samym uprawniałoby do naliczenia kosztów podwyższonych.

Koszty roczne

Wysokość kosztów rocznych zależy od liczby stosunków pracy.

Koszty wynoszą 3000 zł rocznie w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.

Koszty wynoszą 4500 zł rocznie, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.

Koszty wynoszą 3600 zł rocznie w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Koszty wynoszą 5400 zł rocznie, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Wszystkie wyżej omawiane koszty roczne co do zasady rozlicza sam pracownik. Może się jednak tak zdarzyć, że będą zawarte dwa równoległe stosunki pracy między tymi samymi stronami. W takim przypadku płatnik nalicza koszty miesięczne w pełnej wysokości, a ograniczenie stosuje się dopiero przy okazji rozliczenia rocznego.

Potrącenie kosztu

Potrącenie kosztu przez płatnika polega na odjęciu ich od przychodu pracownika. Niezależnie od tego pracownik ma prawo w zeznaniu rocznym rozliczyć faktyczne koszty na dojazdy do pracy, o ile kwoty udokumentowane biletami imiennymi będą wyższe od kosztów kwotowych.

W przypadku pracy zdalnej koszty podwyższone nie powinny być naliczane, jeżeli pracownik w danym miesiącu świadczył wyłącznie pracę zdalną. Naliczenie w takich okolicznościach kosztów w kwocie 300 zł prawdopodobnie nie spotkałoby z zarzutami – ryzyko kontroli w takim zakresie jest póki co niewielkie.

Na temat wszystkich procedur zobacz krótki film film opisujący tę kategorię dokumentów.

Iwona Kaczorowska

redaktor naczelna "Przeglądu Podatkowego"

product manager Procedury Biznes