Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej w uczelniach wyższych

Coraz bardziej docenia się rolę, jaką kontrola zarządcza może zdziałać w szkolnictwie wyższym. Jednak by osiągnąć oczekiwane rezultaty, ośrodki akademickie muszą skupić się na ciągłym monitorowaniu i ocenie przebiegu całego procesu. Jak przeprowadzić te elementy kontroli zarządczej na uczelni przedstawia Joanna Przybylska.

Przeprowadzanie kontroli zarządczej jest obowiązkiem uczelni wyższych, a osobą za to odpowiedzialną jest rektor. Cały proces ma przygotować ośrodek akademicki do złożenia Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Nim jednak do tego dojdzie, wszyscy pracownicy muszą zaangażować się w wykorzystanie tego narzędzia i danych im możliwości.

Po co monitorować kontrolę zarządczą?

Szkolnictwo wyższe przechodzi ciągłą ewolucję, dynamicznie reagując na zmiany zachodzące w otoczeniu. Wprowadzane przez ustawodawcę nowelizacje to nie jedyne wyzwania z jakimi muszą mierzyć się uczelnie. Oczekiwania społeczne, zjawiska gospodarcze czy niestabilna sytuacja geopolityczna to tylko niektóre z czynników wpływających na codzienną pracę. Dlatego tak istotne jest monitorowanie i ocena procesu kontroli zarządczej, które pozwalają na dostosowywanie działań do bieżących wydarzeń oraz zmian.

Graf przedstawiający Cykl Deminga podczas procesu kontroli zarządczej polegający na kole czynności: planuj, wykonaj, sprawdzaj, działaj i popraw.

Kontrola zarządcza nie jest czymś stałym i niezmiennym, a nazywanie jej procesem ma swój cel. Należy wykorzystywać jej elastyczność poprzez dostosowywanie do wciąż zmieniającej się sytuacji uczelni. Z kolei samo monitorowanie i ocena mają skutkować rozpoznaniem słabych punktów pracy placówki szkolnictwa wyższego po to, by prawidłowo zastosować środki naprawcze. To z kolei przekłada się na lepszą, efektywniejszą pracę całej jednostki.

Monitorowanie kontroli zarządczej na uczelni wyższej

W zakresie monitorowania kontroli zarządczej największą rolę odgrywa rektor i kadra zarządzająca. Mają oni największą wiedzę dotyczącą zdarzeń w obszarze procesu, przez co są w stanie podejmować najbardziej trafne decyzje i wyciągać wnioski poprzez ewaluację osiąganych przez uczelnię wyższą wyników. To z kolei pozwala na wprowadzenie najskuteczniejszych rozwiązań naprawczych.

Ze względu na zaangażowanie osób pełniących funkcje kierownicze, jednym z najlepszych źródeł informacji są regularne spotkania z pracownikami. Warto rozważyć przeprowadzanie również innych rodzajów spotkań, takich jak narady, szkolenia, seminaria czy warsztaty.

Bycie na bieżąco ze stanem działalności uczelni jest trudne, ale istnieją sposoby mogące to ułatwić, między innymi:

• prowadzenie rejestrów nieprawidłowości, błędów, pomyłek, które wystąpiły w uczelni, mogące świadczyć o nieprawidłowym działaniu kontroli zarządczej,
• bieżąca analiza uwag i zaleceń formułowanych podczas kontroli organów i podmiotów nadzorujących działalność uczelni, a także różnego rodzaju instytucje kontrolne,
• przeprowadzanie regularnych szkoleń z zakresu standardów kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem wśród kadry zarządzającej oraz wyznaczonych pracowników uczelni.

Samoocena kontroli zarządczej na uczelni wyższej

Samodzielna ocena kontroli zarządczej w ośrodkach akademickich jest często najszybszą metodą uzyskania informacji o tym, czy podejmowane działania przynoszą rezultaty. Nie bez przyczyny została ona uznana za jeden ze standardów kontroli zarządczej. Pozwala ona na wgląd w obszary pracy jednostki, które potrzebują wsparcia lub usprawnienia, co z kolei prowadzi do poprawy efektywności.

W proces samooceny powinna zostać zaangażowana jak największa liczba pracowników. Do jej przeprowadzenia można wykorzystać ankietę czy też inaczej kwestionariusz z odpowiedziami "tak", "nie", "nie wiem". Będzie ona czytelna i łatwa w późniejszej analizie. W przypadku oceny kontroli zarządczej również można rozważyć wykorzystanie warsztatów czy dyskusji, najlepiej sprawdza się to jednak w mniejszych jednostkach szkolnictwa wyższego.

Praktyczne wskazówki o kontroli zarządczej

Kontrola zarządcza na uczelniach jest kłopotliwym zagadnieniem, jednak zrozumienie jej istoty przynosi niezwykłe rezultaty. Najlepszym sposobem, by to osiągnąć jest skorzystanie z wiedzy ekspertów i wieloletnich praktyków.

Czym i co ma na celu kontrola zarządcza, czy monitorowanie i ocena kontroli ma sens, a także praktyczne wskazówki dotyczące tych czynności oraz znaczenie audytu wewnętrznego znajdują się w komentarzu praktycznym autorstwa Joanny Przybylskiej Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej w uczelniach wyższych. Publikacja jest dostępna dla użytkowników LEX Akademia Premium.

Tagi:
• LEX Akademia