Podstawy kontroli zarządczej w oświacie
Kontrola zarządcza może okazać się nieocenioną pomocą w zarządzaniu jednostkami sektora finansów publicznych - w tym również placówkami oświatowymi. Zwiększenie efektywności działania oraz panowanie nad realizacją wyznaczonych celów to tylko niektóre z możliwych korzyści. Sprawdź, co powinien zrobić kierownik jednostki, by je osiągnąć.
Instrument kontroli zarządczej zastąpił funkcjonującą dotychczas kontrolę finansową. Dzięki temu zabiegowi kierownik jednostki ma możliwość monitorowania wykonania wyznaczanych zadań oraz celów. Jego decyzje, w mniejszym bądź większym stopniu, narażone są na ryzyko i mają ogromny wpływ na funkcjonowanie placówki. O czym należy pamiętać, by ograniczyć wystąpienie niepożądanych skutków?
Zakres kontroli zarządczej
Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. W szczególności jej celem jest zapewnienie:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- zarządzania ryzykiem.
Do obowiązków kierownika jednostki należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.
Na poziomie szkół i placówek oświatowych odpowiada za to dyrektor - ma on, między innymi, obowiązek wydania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Wskazane i polecane jest również opracowanie regulaminu kontroli zarządczej.
Standardy kontroli zarządczej
Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, które osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia kontroli zarządczej. Wiążą się one z dobrymi praktykami, które mają wspomóc prawidłowe przeprowadzanie kontroli zarządczej.
Standardy obejmują:
- Środowisko wewnętrzne - w tym przestrzeganie wartości etycznych oraz odpowiednie kwalifikacje zawodowe pracowników jednostki. Należy pamiętać o istotności delegowania uprawnień, tj. udzielonych upoważnień czy pełnomocnictw. Powinno ono nastąpić na najniższym akceptowalnym poziomie tak, aby uniknąć paraliżu decyzyjnego.
- Cele i zarządzanie ryzykiem - składają się na nie: misja jednostki, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko.
- Wprowadzenie odpowiednich mechanizmów kontroli - czyli dokumentacja, nadzór i ciągłość działalności, jak również ochrona zasobów.
- Informacja i komunikacja - należy pamiętać, że komunikacja zewnętrzna jest równie ważna jak komunikacja wewnętrzna.
- Monitorowanie i ocena - w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej oraz audyt wewnętrzny.
Kontrola zarządcza a audyt
Audyt jest ściśle powiązany z kontrolą zarządczą. Ma on na celu przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej jednostki. Systematyczna i dokonywana w uporządkowany sposób ocena procesów ma poprawić całokształt zarządzania daną jednostką.
Audyt wewnętrzny pełni także kluczową rolę we wsparciu zarządzania ryzykiem. Zadaniem audytora jest dostarczenie kierownikowi jednostki niezależnej opinii w zakresie skuteczności wewnętrznych mechanizmów kontrolnych i przedstawienie wskazówek w zakresie usprawnienia tych procesów. To z kolei powinno przełożyć się na poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej i samej jednostki.
Jak być na to gotowym?
Kontrola zarządcza jest skomplikowanym instrumentem, jednak jej prawidłowe przeprowadzenie może przynieść poprawę funkcjonowania całej placówki. Czujesz się zagubiony w wytycznych i masz wątpliwości czy Twoje działania będą korzystne dla jednostki?
młodszy redaktor administracja publiczna